Aankoopprocessen

1. Richtlijnen vanaf 2020

Er zijn twee soorten van aankoopprocedures:

De bestelbonprocedure loopt decentraal via de financieel medewerkers in je cluster. Het maximale bedrag op een bestelbon bedraagt 30 000 euro exclusief btw, maar er is een verdere opdeling in schijven die elk een eigen werkwijze vragen. Die info vind je hieronder.
De procedure overheidsopdrachten loopt centraal via Facility Management, team Overheidsopdrachten. Het gaat dan om bedragen vanaf 30 000 euro en er geldt visumplicht. Een aankoopexpert neemt de leiding in dergelijke dossiers en zal je adviseren.

Overzicht van de drempelbedragen

Bestelbonprocedure SPOOR 1
= bedragen lager dan 2 000 euro

GEEN visumplicht
3 prijzen bevragen
decentraal via financieel medewerkers
doorlooptijd = definitief na goedkeuring diensthoofd | dagelijks

Bestelbonprocedure SPOOR 2
= bedragen tussen 2 000 en 10 000 euro

GEEN visumplicht
3 offertes + motivatie
decentraal via financieel medewerkers
doorlooptijd = definitief na goedkeuring MAT op dinsdagnamiddag| wekelijks

Bestelbonprocedure SPOOR 3
= bedragen tussen 10 000 en 30 000 euro

GEEN visumplicht
3 offertes + verslag
tot juli 2020 centraal via Facility Management - team Overheidsopdrachten
vanaf juli 2020 decentraal via financieel medewerkers
doorlooptijd = definitief na goedkeuring CBS op donderdagnamiddag| wekelijks

Procedure overheidsopdrachten
= bedragen hoger dan 30 000 euro

VISUMPLICHT
centraal via Facility Management - team Overheidsopdrachten
doorlooptijd = definitief na gunning door CBS of GR

2. Visum in e-Besluit

Visumverplichting voor

overheidsopdrachten > 30 000 euro exclusief btw;
aanstelling statutair en contractueel personeel voor periode > 1 jaar;
investeringssubsidies;
wijzigingen aan verbintenissen die aan de visumverplichting onderworpen zijn.

Extra in e-Besluit

advies vragen aan Financiën
financiële informatie op deze manier toevoegen:
nummer van budget 'MJPxxxxxx omschrijving van budget' + 'budgetcode algemene rekening/verantwoordelijke dienst/beleidsveld' + bedrag van het voorziene budget in euro per jaar
beleidsinformatie op deze manier toevoegen:
BDxxxxxx + lange omschrijving beleidsdoelstelling
APxxxxxx + lange omschrijving actieplan
ACxxxxxx + lange omschrijving actie

3. Stapsgewijze toelichting van de procedures

3.1 Hoe ga je te werk in de bestelbonprocedures?

Stap 1 - aanvrager:

Als je een product, een dienst of een werk wilt kopen, moet je de kostprijs ramen om te weten welke procedure van toepassing is.
Let op: ga bij de raming altijd over de volledige looptijd van de opdracht heen.

- Ga bij aanvang na of er (voldoende) budget is voorzien voor de uitgave. Als dat niet zo is, dan is de aankoop niet mogelijk. Je kunt nagaan of er budget kan worden verschoven. Voorlopig contacteer je daarvoor de dienst Financiën.
- Bij bedragen tot 30 000 euro moet je als aanvrager zelf een rol opnemen in de voorbereiding van je aankoop. Bij procedure 3 kun je het team Overheidsopdrachten van Facility Management (FM) contacteren voor extra informatie of ondersteuning.
Stap 2 - aanvrager:

Je levert het voorbereidende werk af bij de financieel medewerker uit jouw cluster of dienst. Concreet:

- bij spoor 1: je kunt aantonen dat je prijzen hebt bevraagd;
- bij spoor 2: je levert 3 offertes + een motivatie aan 3 offertes + motivatie aanlevert;
- bij spoor 3: je levert 3 offertes + een ingevuld verslag van nazicht aan (bij FM).
Stap 3 - financieel medewerker of medewerker FM – team Overheidsopdrachten:

De financieel medewerker maakt de bestelbon op en voegt de voorbereiding als bijlage toe. De betrokken medewerker kiest zelf het juiste proces. Voor elke dienst zijn er 4 processen aangemaakt:

< 2 000 euro
2 000 - 10 000 euro
10 000 - 30 000 euro
> 30 000 euro

De eerste 2 worden door de financieel medewerker gebruikt, de laatste 2 door FM – team Overheidsopdrachten.

Stap 4 - budgetverantwoordelijke:

De budgetverantwoordelijke moet jouw bestelbon goedkeuren.
Ter verduidelijking: de budgetverantwoordelijken zijn de diensthoofden. Zij bepalen de opportuniteit van de aankoop en controleren of daarvoor het correcte budget wordt aangewend.

Stap 5 - …/MAT/CBS-VB:

Naargelang het bedrag van de bestelbon, gebeurt al dan niet onmiddellijk de definitieve vastlegging (=goedkeuring) van de bestelbon. Er zijn verschillende scenario’s:

- < 2 000 euro - dienst Financiën

Alleen de financiële dienst moet de bestelbon nog definitief vastleggen (=goedkeuren). Daarna kan de financieel medewerker van jouw dienst of cluster de bestelbon in pdf-formaat versturen naar de leverancier. Dat wil zeggen dat voor deze categorie van aankopen het plaatsen van bestellingen dagelijks mogelijk is.

- 2 000 - 10 000 euro - MAT + dienst Financiën

Wekelijks worden op vrijdag om 10 uur de bestelbons tot stap 4 in een lijst gegoten. Die lijst wordt ter goedkeuring voorgelegd op het MAT dat plaatsvindt op dinsdagvoormiddag. De financiële dienst verwerkt de behandelde bons verder op dinsdagnamiddag. Dat wil zeggen dat voor deze categorie van aankopen het plaatsen van bestellingen wekelijks mogelijk is vanaf dinsdagnamiddag.

- 10 000 - 30 000 euro - CBS/VB + dienst Financiën

Wekelijks worden op vrijdag om 10 uur de bestelbons tot stap 4 in een lijst gegoten. Die lijst wordt ter goedkeuring voorgelegd op het MAT dat plaatsvindt op dinsdagvoormiddag, daarna ook op het CBS/VB dat plaatsvindt op donderdagvoormiddag. De financiële dienst verwerkt de behandelde bons verder op dinsdagnamiddag. Dat wil zeggen dat voor deze categorie van aankopen het plaatsen van bestellingen wekelijks mogelijk is vanaf donderdagnamiddag.

3.2 Hoe ga je te werk in de procedures overheidsopdrachten?

Stap 1:

Als je een product, een dienst of een werk wilt kopen waarvan de kostprijs de 30 000 euro overschrijdt, zal je aankoop verlopen via een procedure overheidsopdrachten. Contacteer de aankoopdienst!

Bij de voorbereiding van deze procedure moet je ook zelf als aanvrager een rol opnemen. Hetzelfde geldt voor de fase waarin de offertes beoordeeld moeten worden.
De aankoopdienst stelt de nodige begeleidende instrumenten ter beschikking om jou hierin te begeleiden.

4. Rollen in de nieuwe aankoopprocedures

4.1 Wie zijn de 'aanvragers'?

De aanvrager zoals die in de procedures wordt genoemd, is de medewerker die een product, dienst of werk wil aankopen.

4.2 Wie zijn de 'financieel medewerkers'?

De financieel medewerkers zijn medewerkers die naast hun algemene taken ook als aanspreekpunt fungeren voor de financiële administratieve taken in hun cluster of dienst. Zij maken in dit kader bijvoorbeeld bestelbons op en nemen een rol op in de facturatieflow.

Het principe van financieel medewerker is nieuw in OCMW-context (dienst Sociale Zaken). De medewerkers van het OCMW hoeven zich echter geen zorgen te maken. Ook vandaag al zijn er in hun diensten mensen aangeduid die bestelbonnen opmaken. Zij blijven voorlopig aan zet.

4.3 Wie zijn de 'budgetverantwoordelijken'?

De budgetverantwoordelijke heeft in iedere bestelbonprocedure een rol als 'goedkeurder'. De budgetverantwoordelijken zijn die leidinggevenden aan wie bepaalde (deel)budgetten zijn toegewezen. Zij doen de opportuniteitsinschatting van de aankoop en zijn verantwoordelijk voor de goede besteding van de middelen. 'Goed' betekent: in functie van de actie uit het MJP waaronder het budget ressorteert.