Archiveringsmateriaal

Gebruik bij het archiveren van papieren dossiers altijd het onderstaande materiaal, dat je net zoals kantoormateriaal kunt bestellen bij Stadsbedrijven. Het is van goede kwaliteit en beschermt de documenten tegen licht, vocht en stof.

Elk type wordt in een bepaalde hoeveelheid aangeleverd. Heb je niet zoveel exemplaren nodig, deel het overschot dan binnen je cluster of bezorg het aan het Stadsarchief.

Archiefdozen (per 50 stuks)

Deze dozen zijn geschikt voor de documenten in A4-formaat. Heb je grotere formaten, contacteer dan het Stadsarchief.

• Vouw de dozen zo dat de witte (zuurvrije) kant aan de binnenkant komt.
• Vergeet niet om aan beide korte kanten het vierkantje (vingergat) om te vouwen.
• Plooi daarna de twee opstaande flappen naar binnen.

Vind je het niet zo makkelijk om een archiefdoos te plooien, bekijk dan deze handige instructievideo:

Bindsysteem (doos met 100 stuks)

Bind documenten die uit een classeur komen altijd samen met Jalema Clipex vóór je ze in een archiefdoos stopt. Op die manier blijven de documenten op volgorde. Gebruik geen andere systemen, omdat die kunnen roesten of mogelijk weekmakers bevatten.

Het bindsysteem bestaat uit 3 delen.

• Steek de witte beugel door het groene latje en daarna van bovenaf door de documenten.
• Draai de documenten om en maak het groene buisje vast.
• Trek daarna aan de witte beugel en haak de groene buisjes vast aan het groene latje.

Een dik pak documenten zul je in twee helften moeten verdelen, die je elk op hun beurt vastmaakt.

Omslagpapier (250 stuks) of dossiermappen (50 stuks)

Zorg voor extra bescherming door een vel zuurvrij omslagpapier rond elk dossier te vouwen.

Dat doe je door eerst het omslagpapier links van de documenten precies over de documenten te leggen.

Doe dat daarna nog eens met het overschot aan omslagpapier rechts. Voor dunnere dossiers kun je ook gevouwen dossiermappen gebruiken. Verwijder vooraf paperclips, post-its, elastiekjes en plastic mapjes uit het dossier. Zij brengen immers op langere termijn schade toe.

Schuif het verpakte dossier in de archiefdoos. Zorg ervoor dat de opening van het dossier zich aan de rechterkant bevindt. Op die manier kan het makkelijk geopend worden.

Doosetiketten (10 stuks)

Schrijf niets op de archiefdozen maar gebruik altijd de voorgedrukte doosetiketten die je krijgt van het Stadsarchief. Je kleeft ze onder het vingergat, met de sluiting van de doos rechts. Heb je nog geen etiketten ontvangen, schrijf dan voorlopig het doosnummer of de dossiernummers in potlood onder het vingergat.