Bewonersbrieven bij evenementen

Bewonersbrieven voor wegenwerken en dergelijke worden behandeld door de cluster Omgeving.

Bewonersbrieven voor evenementen worden in samenwerking behandeld door de diensten Evenementen en Communicatie, indien nodig met adviezen van de dienst Mobiliteit.

1. Organisator verstuurt brieven

Bij kleinschalige evenementen krijgt de organisator via de dienst Evenementen de opdracht om zelf de buurt op de hoogte te brengen. Daarbij wordt standaard een omtrek van 100 meter rond de locatie afgebakend.

Wanneer een afwijking op de geluidsnormen wordt toegestaan, vraagt de dienst Evenementen om dat in de brief te vermelden. Een standaardformulering wordt aangeboden.

2. Communicatiedienst verstuurt brieven

In twee gevallen neemt de dienst Communicatie de informatieopdracht over van de organisator:

• als het evenement plaatsvindt op een van de drie evenementenpleinen:
  Grote Markt, Warandeplein, Nieuwe Kaaiplein;
• als er verkeersmaatregelen nodig zijn.

In de brieven die Communicatie maakt, wordt ook eventuele extra informatie opgenomen die de organisator wil verspreiden. Zo wordt vermeden dat bewoners meerdere brieven krijgen die ze zelf in elkaar moeten puzzelen.

Communicatie vermeldt in de brieven voor grote evenementen een gsm-nummer dat wordt aangeleverd door de organisator. Die moet een verantwoordelijke aanduiden die vóór, tijdens en na het evenement vragen van omwonenden kan beantwoorden.

3. Wat als een stedelijke dienst zelf een evenement organiseert?

Als je zelf een evenement organiseert, dan kan de dienst Communicatie de bewonersbrieven maken en verdelen. De beperkingen voor externe organisatoren gelden niet voor de stedelijke diensten; het aanbod geldt evengoed als je activiteit niet op een van de evenementenpleinen plaatsvindt en als er geen verkeersmaatregelen nodig zijn.

Workflow

• Voor bewonersbrieven gelden dezelfde afspraken als voor andere communicatie-opdrachten. Neem daarom contact op met je businesspartner bij Communicatie, die een communicatie-aanvraag kan doen.

Communicatie streeft ernaar de bewonersbrieven twee à drie weken vóór het evenement bij de bewoners te bezorgen. Houd er rekening mee dat

• de bedelersfirma drie dagen tijd moet krijgen om brieven te bezorgen. Bij overmacht kan een dringende bedeling worden gevraagd, maar daarvoor worden extra kosten aangerekend;
• de bewonersbrieven altijd via eSignFlow ter ondertekening worden voorgelegd aan de burgemeester en de algemeen directeur en dat ook daarvoor een doorlooptijd moet worden ingecalculeerd.

Als er verkeersmaatregelen nodig zijn, brengt Communicatie per mail ook de hulpdiensten en de wijkagent op de hoogte.