Checklist bij de start van een nieuwe vrijwilliger
Start je met een nieuwe vrijwilliger, overloop dan onderstaande afvinklijst. Zo ben je zeker dat je in orde bent met de afspraken die binnen ons lokaal bestuur over vrijwilligerswerk werden gemaakt. Bovendien werk je dan helemaal conform de vrijwilligerswet.
1. Afvinklijst voor het aanspreekpunt
|
☐ |
Heeft mijn vrijwilliger een vast aanspreekpunt waar hij/zij terecht kan? |
|
☐ |
Is mijn vrijwilliger 15 jaar? |
|
☐ |
Heeft mijn vrijwilliger de eerste 2 studiejaren van het secundair onderwijs gedaan? |
|
☐ |
Is mijn vrijwilliger werkloos? |
|
☐ |
Heeft mijn vrijwilliger aan de RVA gemeld dat hij/zij vrijwilligerswerk gaat doen? |
|
☐ |
Heeft mijn vrijwilliger een leefloon of een ziekte- of invaliditeitsuitkering? |
|
☐ |
Heeft mijn vrijwilliger aan het OCMW of ziekenfonds gemeld dat hij/zijn vrijwilligerswerk gaat doen? |
|
☐ |
Is mijn vrijwilliger ambtenaar of asielzoeker en heeft hij/zij een melding gedaan? |
|
☐ |
Heb ik de gegevens van mijn vrijwilliger ingevoerd in de CRM? |
|
☐ |
Heb ik een afspraken- en informatienota opgemaakt? |
|
☐ |
Heeft de vrijwilliger deze nota via mail ontvangen? |
|
☐ |
Heeft de vrijwilliger de nota via mail goedgekeurd? |
|
☐ |
Indien er een vergoeding is voorzien, valt deze binnen de wettelijke grenzen? |
|
☐ |
Werkt mijn vrijwilliger met minderjarigen? |
|
☐ |
Heeft de vrijwilliger (die met minderjarigen werkt) die in Turnhout woont een volmacht ingevuld? |
|
☐ |
Is deze volmacht bezorgd aan de coördinator vrijwilligerswerk? |
|
☐ |
Heeft mijn vrijwilliger die niet in Turnhout woont een uittreksel uit het strafregister Model 2 opgevraagd bij zijn/haar gemeentebestuur? |
|
☐ |
Is dit uittreksel bezorgd aan de coördinator vrijwilligerswerk? |
- Toelichting
Heeft mijn vrijwilliger een vast aanspreekpunt?
Start je met een nieuwe vrijwilliger of vrijwilligersgroep, zorg er dan voor dat deze vrijwilliger(s) bij een vaste persoon (aanspreekpunt) terecht kan. Het biedt zo houvast en geeft de zekerheid dat hij/zij met vragen, onduidelijkheden, … terecht kan.
Is mijn medewerker wel of geen vrijwilliger?
Iemand die zich uit vrije wil inzet voor ons lokaal bestuur, hiervoor niet betaald wordt of vergoed wordt binnen de grenzen van de vrijwilligerswet, is vrijwilliger.
Leeftijd
Iemand mag vrijwilligerswerk doen vanaf 15 jaar en als men de eerste 2 studiejaren van het secundair onderwijs achter de rug heeft. Indien dat niet zo is, dan moet men wachten tot 16 jaar.
Meldingsplicht bij vervangingsinkomens
De vrijwilliger ontvangt een uitkering van de RVA
Deze vrijwilligers in spé hebben meldingsplicht en moeten op voorhand specifieke formulieren invullen. Het gaat om:
- volledige uitkeringsgerechtigde werklozen;
- deeltijdse werklozen, die een aanvullende uitkering ontvangen van de RVA;
- tijdelijk werklozen;
- werklozen met bedrijfstoeslag (de vroegere bruggepensioneerden).
De vrijwilliger vult het formulier C45B in en laat dit door de organisatie ondertekenen. In dit formulier wordt het ondernemingsnummer van de Stad Turnhout gevraagd. Dit is: 0207 533 082 Hij geeft het ingevulde formulier door aan de vakbond of de hulpkas. De vrijwilliger mag meteen nadat de melding is gedaan, starten. De RVA heeft 12 dagen de tijd om op de melding te reageren. Afhankelijk van de reactie van de RVA kan hij blijven vrijwilligen, moeten de taken aangepast worden of moet het vrijwilligen zelfs stoppen.
De vrijwilliger ontvangt een leefloon van het OCMW
De kandidaat-vrijwilliger brengt zijn/haar maatschappelijk assistent van het OCMW vooraf op de hoogte. Die moet zijn akkoord geven. Wie dit niet doet, riskeert zijn leefloon te verliezen.
De vrijwilliger ontvangt een ziekte- of invaliditeitsvergoeding van de mutualiteit
De adviserend geneesheer van de mutualiteit moet eerst akkoord zijn én vooraf een schriftelijke toelating geven vooraleer de vrijwilliger van start kan gaan. De geneesheer zal kijken of het vrijwilligerswerk de gezondheid niet in gevaar brengt. Een gewoon briefje van de huisdokter is niet genoeg.
Het aanvraagformulier van:
De CM: https://www.cm.be/media/Aanvraag-toelating-vrijwilligerswerk_tcm47-25238.pdf
Ambtenaren
Ambtenaren moeten in theorie toelating aan hun overste vragen om te mogen vrijwilligen. In de praktijk gebeurt dit steeds minder, maar kandidaat-vrijwilligers vragen dit toch best even na op hun dienst.
Vluchtelingen en asielzoekers
Asielzoekers die in een opvangstructuur zitten, dienen hun vrijwilligerswerk te melden bij Fedasil, in de praktijk is dat een melding aan de maatschappelijk werker van de opvangstructuur. Het vrijwilligerswerk kan mogelijk geweigerd worden (cfr. weigeringsgronden die de RVA kan hanteren).
Tijdens een kennismakingsgesprek toetsen we af wat de situatie van de toekomstige vrijwilliger is. Indien blijkt dat de vrijwilliger meldingsplicht heeft, reiken we de nodige documenten aan, vullen deze samen in en vragen aan de vrijwilliger het document te bezorgen aan de desbetreffende instantie.
Hoewel dit wettelijk niet verplicht is, kiezen we ervoor om te wachten met de ondertekening van een vrijwilligersovereenkomst totdat duidelijk is dat de vrijwilliger toestemming heeft om te starten. Dit omdat we er zeker van willen zijn dat de toestemming er is om te vermijden dat vrijwilligers in problemen komen.
Gegevens in de CRM
Zodra je met een nieuwe vrijwilliger aan de slag gaat, vraag je zijn/haar gegevens op en vul je deze in in de CRM voor vrijwilligers (Costumor Relation Management) of gegevensbestand. Deze toepassing wordt beheerd door de firma Assist. Er is vooraf afgesproken wie toegang krijgt tot de gegevens van een bepaalde vrijwilligerswerking.
De coördinator vrijwilligersbeleid behoudt het overzicht van alle werkingen.
Afspraken- en informatienota
Deze nota wordt bij de aanvang van het vrijwilligerswerk door het aanspreekpunt opgemaakt aan de hand van de gegevens die in de CRM zijn ingevoerd. De vrijwilliger moet immers conform de vrijwilligerswet op de hoogte zijn van:
- Het doel van je organisatie: waar is ze mee bezig?
- Het soort organisatie: vzw, feitelijke vereniging, gemeentebestuur…
- De verzekeringen die er voor vrijwilligers zijn afgesloten
- De kosten die jullie eventueel terugbetalen, en hoe en wanneer je deze terugbetaalt
- Dat de vrijwilliger zich moet houden aan de discretieplicht en mogelijk ook aan een
geheimhoudingsplicht. Lees meer over discretie- en geheimhoudingsplicht (externe link).
De afspraken- en informatienota aanbieden aan de vrijwilliger
Zodra de nota is gemaakt, stuur je deze via mail door naar je vrijwilliger. Hij/zij keurt ze goed (of af) door een bevestigingsmail ter goedkeuring door te sturen. Deze mails bewaar je in een mapje in Outlook. In de toekomst zal Assist een systeem voorzien waarbij dit automatisch gebeurt.
Indien je vrijwilliger geen mail gebruikt, dan werk je nog met een papieren versie: nota die via de CRM is opgemaakt afdrukken en ter goedkeuring laten tekenen.
Kostenvergoedingen
Hierin bestaan verschillende systemen, te vinden via https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kosten-en-vergoedingen/
Naast de vergoeding voor effectief gemaakte onkosten kunnen vrijwilligers in uitzonderlijke situaties een vergoeding ontvangen om zijn/haar geraamde kosten te dekken n.l. de forfaitaire kostenvergoeding. Deze bedraagt in 2023:
- 40,67 euro per dag;
- 1626,77 euro euro per jaar voor vrijwilligerswerk dat de vrijwilligers zowel binnen als buiten het lokaal bestuur doet.
Start je met een nieuwe vrijwilliger (-sgroep) en wil je hierbij een forfaitaire vergoeding voorzien? Dan dien je een aanvraag in bij de vrijwilligerscoördinator van de stad (Ine Van Gompel) of het OCMW (Anne Van Bouwel), al naargelang waar je werking onder valt. Via een evaluatie bekijken we of een vergoeding gerechtvaardigd is en het bedrag hiervan. Een tweede check up gebeurt door het Personeelspunt, waarna de algemeen directeur de vergoeding definitief goedkeurt (collegebesluit van 9 september 2021).
De aanvraag tot uitbetaling van de vergoeding gebeurt op vraag van de Financiële dienst via dit Excel document
Preventieplan grensoverschrijdend gedrag
Vrijwilligers die gaan werken met minderjarigen leggen bij aanvang een uittreksel uit het strafregister Model 2 voor. Dit kan op 2 manieren:
- De vrijwilliger woont in Turnhout:
- Je vraagt dit samen met de vrijwilliger elektronisch aan. Je kan hier gebruik maken van het ID, ITSME of je kan het zonder digitale sleutel aanvragen.
- De vrijwilliger vult een volmacht in en je vraagt zelf een uittreksel van het strafregister aan model aan.
- De vrijwilliger woont buiten Turnhout: hij/zij vraagt het uittreksel aan bij de stad/gemeente waar hij/zij woont en bezorgt het aan jou.
Je duidt in crm aan dat je vrijwilliger een uittrkesel model 2 ingeleverd heeft.
