Digitaal handtekenen

Digitaal werken en handtekenen

Digitalisering moet een efficiëntere uitvoering van werkprocessen faciliteren en zorgt er mee voor dat medewerkers onafhankelijk van tijd en ruimte kunnen werken. Het handtekenen van documenten is in dit proces een belangrijke factor.

In het digitaal ondertekenen onderscheiden we twee onderdelen:

• De digitale akten: een digitaal loket dat 7/7 en 24/24 bereikbaar is voor de burger en dat geautomatiseerd de belangrijkste attesten uit bevolkingsregister, akten van de burgerlijke stand en uittreksels uit het strafregister aanbiedt. De digitale ondertekening van deze documenten moet rechtsgeldig en legaal zijn, zowel in digitale als afgeprinte vorm.
• Het digitaal ondertekenplatform dat het mogelijk maakt om gelijk welk document (Word, Excel, e-mail, pdf, enz.) van een digitale ondertekening te voorzien.

Het handtekenbeleid van onze organisatie

Het managementteam keurde in januari 2017 het handtekenbeleid goed waarin wordt omschreven hoe we in de toekomst met (digitale) handtekeningen omgaan.

In dit beleid is aandacht voor:

• De functies van de rechtsgeldige handtekening (identificatie, toeëigening, beveiliging en bescherming tegen overhaast optreden).
• De vormen van de elektronische handtekening (de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening).
• Het beslissingsmodel dat voor de medewerkers als leidraad kan dienen bij de te kiezen vorm van handtekening.