Documentbeheer

Wat?

  • Elke medewerker houdt zijn werkdocumenten op orde door te klasseren, te selecteren en te archiveren.
  • Elke dienst beschikt ook over een contactpersoon documentbeheer.
  • De beleidsadviseur Archief ondersteunt bij het documentbeheer.

Wat valt onder documentbeheer?

  • Alle informatie die samenhangt met de processen van je dienst.
  • Zowel op papier als digitaal.
  • Ouderdom en vorm spelen geen rol.

Procedure?

Klasseren

  • Klasseer je digitale documenten in een logische mappenstructuur op de gemeenschappelijke netwerkschijf. Je kan het Archief contacteren voor concrete voorbeelden van mappenstructuren.
  • Volg voor de hoofdindeling de richtlijnen van het Stadsarchief.
  • Werk zoveel mogelijk met digitale dossiers, niet met losse documenten.
  • Zorg voor begrijpbare map- en documentnamen.
  • Klasseer ook belangrijke e-mails in de mappenstructuur.
  • Pas hetzelfde klassement toe voor je papieren dossiers.
  • Lees hier een artikel uit Nipt over digitaal klasseren.
  • Lees hier een artikel uit Nipt over het klasseren van e-mails.

Overbrengen naar een geschikt archieflokaal

  • Berg afgesloten papieren dossiers zo snel mogelijk op in dossiermappen en in archiefdozen en breng ze naar een geschikt archieflokaal.
  • Een geschikt archieflokaal:
    • is droog en proper;
    • kan worden afgesloten;
    • bevat genummerde rekken waarin op een ordelijke manier archiefdozen en kaften kunnen worden geplaatst;
    • wordt niet gebruikt voor het opslaan van voorwerpen, gereedschap, drukwerk.
  • Kleef op de archiefdozen een etiket met de naam van je dienst en een volgnummer; deze etiketten kan je aanvragen bij het Archief.
  • Noteer de titel, datering, omvang van het dossier, de juiste serie en het juiste doosnummer steeds in de dossierlijst van je dienst.
  • De juiste serie kopieer je uit het 'serieregister'. Daarin vind je alle soorten documenten die voorkomen per dienst. Via de kolom 'Bewaarniveau' kan je filteren op je eigen dienst. Let op: er bestaan ook documenten die bij alle diensten voorkomen. Die worden in de kolom 'Bewaarniveau' aangeduid met '[Dienst]'.
  • Vind je een bepaalde 'serie' niet terug, contacteer dan het Archief.
  • Lees hier een artikel uit Nipt over het archieflokaal.

Selecteren en vernietigen

  • Selecteer één keer per jaar je afgesloten dossiers op basis van het informatiebeheersplan van je dienst en de vaste kalender van 'trashdays':
    • De kalender toont de maanden waarin elke dienst een moment (een paar uren tot een halve dag) moet organiseren voor de selectie/vernietiging van papieren en digitale dossiers (een 'trash day').
    • Achterstanden bij het selecteren en archiveren van dossiers worden vermeden door te werken met vaste momenten.
    • Zo wordt plaats vrijgemaakt in de kasten en op netwerkschijven.
    • De adviseur archief bezorgt vooraf een lijst van te vernietigen of te bewaren dossiers en documenten en begeleidt de trash day.
  • Het informatiebeheersplan bevat voor elk type dossier een 'bewaartermijn' en een uiteindelijke 'bestemming' (= vernietigen of overdragen aan het Archief).
  • Vernietig enkel na toestemming van de beleidsadviseur Archief.
  • Gebruik voor de vernietiging van papieren dossiers steeds de gesloten papierbakken; gooi ze niet bij het gewone papier.

Overdragen aan het Archief

  • Afgesloten dossiers die volgens het informatiebeheersplan bewaard dienen te blijven, draag je over aan het Archief.
  • Overdragen doe je door het stappenplan te volgen en een overdrachtslijst in te vullen.
  • Registreer je afgesloten papieren dossiers volgens de richtlijnen van het Stadsarchief.
  • Plaats afgesloten digitale dossiers binnen de mappenstructuur in een map met het jaartal.

Meer informatie?

  • Lees hier de volledige afsprakennota over informatiebeheer.
  • Onderaan vind je een e-cursus rond archief.
  • Met verdere vragen kan je terecht bij Bart Sas, beleidsadviseur Archief, 014 44 33 84, bart.sas@turnhout.be.