Documentbeheer

Wat?

  • Elke medewerker houdt zijn werkdocumenten op orde door te klasseren, te selecteren en te archiveren.
  • Elke dienst beschikt ook over een contactpersoon documentbeheer.
  • De beleidsadviseur Archief ondersteunt bij het documentbeheer.

Wat valt onder documentbeheer?

  • Alle informatie die samenhangt met de processen van je dienst.
  • Zowel op papier als digitaal.
  • Ouderdom en vorm spelen geen rol.

Procedure?

Klasseren

  • Klasseer je digitale documenten in een logische mappenstructuur op de gemeenschappelijke netwerkschijf. Je kan het Archief contacteren voor concrete voorbeelden van mappenstructuren.
  • Volg voor de hoofdindeling de richtlijnen van het Stadsarchief.
  • Werk zoveel mogelijk met digitale dossiers, niet met losse documenten.
  • Zorg voor begrijpbare map- en documentnamen.
  • Klasseer ook belangrijke e-mails in de mappenstructuur.
  • Pas hetzelfde klassement toe voor je papieren dossiers.
  • Lees hier een artikel uit Nipt over digitaal klasseren.
  • Lees hier een artikel uit Nipt over het klasseren van e-mails.

Overbrengen naar een geschikt archieflokaal

  • Berg afgesloten papieren dossiers zo snel mogelijk op in dossiermappen en in archiefdozen en breng ze naar een geschikt archieflokaal.
  • Een geschikt archieflokaal:
    • is droog en proper;
    • kan worden afgesloten;
    • bevat genummerde rekken waarin op een ordelijke manier archiefdozen en kaften kunnen worden geplaatst;
    • wordt niet gebruikt voor het opslaan van voorwerpen, gereedschap, drukwerk.
  • Kleef op de archiefdozen een etiket met de naam van je dienst en een volgnummer; deze etiketten kan je aanvragen bij het Archief.
  • Noteer de titel, datering, omvang van het dossier, de juiste serie en het juiste doosnummer steeds in de dossierlijst van je dienst.
  • De juiste serie kopieer je uit het 'serieregister'. Daarin vind je alle soorten documenten die voorkomen per dienst. Via de kolom 'Bewaarniveau' kan je filteren op je eigen dienst. Let op: er bestaan ook documenten die bij alle diensten voorkomen. Die worden in de kolom 'Bewaarniveau' aangeduid met '[Dienst]'.
  • Vind je een bepaalde 'serie' niet terug, contacteer dan het Archief.
  • Lees hier een artikel uit Nipt over het archieflokaal.

Selecteren en vernietigen

  • Selecteer één keer per jaar je afgesloten dossiers op basis van het informatiebeheersplan van je dienst en de vaste kalender van 'trashdays':
    • De kalender toont de maanden waarin elke dienst een moment (een paar uren tot een halve dag) moet organiseren voor de selectie/vernietiging van papieren en digitale dossiers (een 'trash day').
    • Achterstanden bij het selecteren en archiveren van dossiers worden vermeden door te werken met vaste momenten.
    • Zo wordt plaats vrijgemaakt in de kasten en op netwerkschijven.
    • De adviseur archief bezorgt vooraf een lijst van te vernietigen of te bewaren dossiers en documenten en begeleidt de trash day.
  • Het informatiebeheersplan bevat voor elk type dossier een 'bewaartermijn' en een uiteindelijke 'bestemming' (= vernietigen of overdragen aan het Archief).
  • Vernietig enkel na toestemming van de beleidsadviseur Archief.
  • Gebruik voor de vernietiging van papieren dossiers altijd de gesloten blauwe papiercontainers; gooi ze niet bij het gewone papier.

De blauwe papiercontainers worden vierwekelijks op locatie geledigd in een speciaal daartoe uitgeruste vrachtwagen. De inhoud wordt nog diezelfde dag onder strikte controle versnipperd.
Materiaal dat in de container mag: schrijfpapier, kopieerpapier, computerlistings, drukwerk, dossiers (zonder metalen of plastic ringen), kartonnen mappen (< 180 g), steekkaarten.

» De ophaalkalender voor de blauwe papiercontainers vind je hier.

Overdragen aan het Archief

  • Afgesloten dossiers die volgens het informatiebeheersplan bewaard dienen te blijven, draag je over aan het Archief.
  • Overdragen doe je door het stappenplan te volgen en een overdrachtslijst in te vullen.
  • Registreer je afgesloten papieren dossiers volgens de richtlijnen van het Stadsarchief.
  • Plaats afgesloten digitale dossiers binnen de mappenstructuur in een map met het jaartal.

Meer informatie?

  • Lees hier de volledige afsprakennota over informatiebeheer.
  • Onderaan vind je een e-cursus rond archief.
  • Met verdere vragen kan je terecht bij Bart Sas, beleidsadviseur Archief, 014 44 33 84, bart.sas@turnhout.be.