Aanvraag evenementen - diensten lokaal bestuur

Moet je dit formulier invullen?

Voor alle evenementen die worden georganiseerd door diensten van het lokaal bestuur, maakt de dienst Evenementen de collegebeslissing.

Hoe werkt het?

Door het formulier hiernaast in te vullen, bezorg je de collega's van Evenementen alle informatie die ze nodig hebben om je aanvraag te kunnen vertalen in een collegebeslissing.

Houd rekening met de deadlines, maar zorg er tegelijk voor dat je evenement van tevoren goed doordacht is zodat er geen aanpassingen of aanvullingen achteraf nodig zijn.

1. Deadlines

Aanvragen moeten (minstens) drie maanden van tevoren worden ingediend bij  Evenementen. 

2. Afval

bij punt 10. Afval

Streef ernaar om zo weinig mogelijk afval te produceren tijdens je evenement. Denk vooraf goed na over wat je met je afval wilt doen. Op basis van jouw input in het formulier hiernaast maken de collega's van Evenementen van tevoren afspraken met de reinigsdienst. Zwerfvuil op straat of overvolle containers en vuilniszakken in het straatbeeld moeten we te allen tijde vermijden.

Overheden mogen sinds 1 januari 2020 bij hun eigen evenementen geen dranken meer serveren in wegwerpbekers of eenmalige drankverpakkingen. Houd daar rekening mee, het lokaal bestuur heeft een voorbeeldfunctie.

3. Technische ondersteuning

bij punt 11. Logistieke steun

Maak van tevoren een nauwkeurige inschatting van het technische werk dat moet gebeuren: water en elektriciteit aansluiten, materialen transporteren, opbouw of afbraak ondersteunen …

Wordt het een groot evenement of is de logistieke ondersteuning complex? Dan vraag je van tevoren een overleg met de technische diensten en de dienst Evenementen. Je kunt die optie aankruisen in het formulier hiernaast.

4. Materialen reserveren

bij punt 11. Logistieke steun

De dienst Evenementen maakt ook de werkbonnen voor alle materialen die je wilt lenen. Bedenk van tevoren goed wat je nodig hebt en vul in het formulier hiernaast alles ineens in. Om het overzicht te bewaren en het administratieve werk te beperken, maken de collega's van Evenementen één gebundelde aanvraag voor alles wat je nodig hebt.

5. Adviezen

bij punt 12. Adviezen vragen

Duid alle diensten aan die advies moeten geven. De collega's van Evenementen zorgen ervoor dat de nodige adviezen via e-Besluit worden gevraagd.

6. Centen

bij punt 13. Financiën

Zijn er kosten verbonden aan de organisatie van je evenement? Vul in het formulier hiernaast dan zeker ook de volgende gegevens in over de voorziene budgetten:

  • volgnummer, bijvoorbeeld MJP000550
  • omschrijving, bijvoorbeeld 'Winter in Turnhout'
  • ARK-nummer, bijvoorbeeld 7409000
  • beleidsveld, bijvoorbeeld 0719
  • volgnummer van de actie, bijvoorbeeld AC000382

7. Jouw evenement als UiTPAS-activiteit?

bij punt 14. UiTPAS

Maak van je evenement een mooie samenwerking met de collega’s van de UiTPAS! Voorzie korting voor mensen met een kansentarief en biedt de mogelijkheid aan om punten te sparen. Overweeg ook of je een omruilvoordeel kunt aanbieden. Neem contact op met Hilde Mertens, per mail of telefonisch naar het nummer 014 44 33 57. Of loop eens langs bij Cultuur op de derde verdieping van Europeion.

8. Hulp nodig?

Heb je nog vragen in verband met je evenement? Je kunt van tevoren altijd even overleggen met de dienst Evenementen.

  • Campus Blairon, derde verdieping van Europeion
  • per mail
  • telefonisch naar 014 44 33 50

 

  • 1 Gegevens
  • 2 Overzicht
  • 3 Bevestiging

1. Organiserende dienst

Hoofdverantwoordelijke

2. Evenement

3. Locatie evenement

locatie *
Wordt er een tent geplaatst? *
De tent is *

Voor evenementen in openlucht en in feesttenten moet je een grondplan bijvoegen waarop duidelijk is aangeduid waar tenten, podium, catering, toiletwagen, omheiningen en dergelijke komen te staan. Vermeld ook de afmetingen van alle elementen en de ligging ten opzichte van aanliggende gebouwen en toegangswegen.

Bij de dienst Evenementen kun je het grondplan krijgen van verschillende openbare pleinen.

Hulp nodig bij opmaak van het situeringsplan? Neem contact op met de collega's van Evenementen.

4. Elektronisch versterkte muziek

Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld? *

De vraag tot afwijking moet worden ingediend minstens 3 maanden voor de aanvang van het muziekevenement. Zoniet kan de procedure niet meer tijdig worden afgerond.

Ik vraag toelating aan het college van burgemeester en schepenen voor
beginuur *
einduur *
aard *
Wordt er gedanst? *
Is het evenement toegankelijk voor publiek? *

Vergeet niet de auteurs- en uitvoerdersrechten te betalen.

Bij SABAM betaal je een vergoeding voor de componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. De 'Billijke vergoeding' betaal je voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten.

Beide vergoedingen vallen buiten het bereik van deze vergunningsaanvraag. Je moet daarvoor apart een aanvraagformulier indienen. Je vindt die op unisono.be

5. Eten en drank

drank
soort drankbekers

Let op! Sinds 1 januari 2020 is het op alle evenementen verboden om dranken te serveren in wegwerpbekertjes of eenmalige drankverpakkingen zoals blikjes, drankkartons, petflesjes of niet herbruikbare glazen flessen. Meer info op www.ikorganiseer.be

eten

6. Veiligheid

Veiligheidsverantwoordelijke

indien andere dan hoofdverantwoordelijke

Zijn er specifieke verkeersmaatregelen nodig?
Is er tijdens het evenement bewaking voorzien? *

Bekijk de voorwaarden voor het werken met vrijwilligers op ikorganiseer.be.

Als er medische steun voorzien is, vermeld hier dan de naam en het gsm-nummer van de contactpersoon.

Bijkomende maatregelen

7. Publiciteit

Wil je flyers uitdelen op de openbare weg?
Wil je aankondigingsborden plaatsen langs de openbare weg?
Wil je tijdelijke bewegwijzering plaatsen langs of over de openbare weg?
Wil je spandoeken of feestverlichting hangen langs of over de openbare weg?
Wil je een geluidswagen gebruiken?
Wil je nog op een andere manier promotie voeren? *

8. Verzekeringen

Heb je vragen over over eventuele verzekeringen die je moet afsluiten?

Neem contact op met Ivo Meeus, Financiën, ivo.meeus@turnhout.be, binnenpost 327.

9. Sanitair

We plaatsen volgend sanitair:

10. Afval

Je kunt van tevoren overleggen met de collega's van de reinigingsploegen om af te stemmen over de maatregelen die je voorziet.

Ik wil een overleg met de reinigingsdienst.

11. Logistieke steun

Voor het reserveren van materialen en logistiek ondersteunning kan je terecht op het reserveringsplatform 3P

12. Adviezen vragen

De medewerkers van Evenementen vragen de nodige adviezen aan andere diensten. Welke diensten wil je zeker laten bevragen? *

13. Financiën

Zijn er kosten verbonden aan de organisatie van je evenement? *

14. UiTPAS

15. Diversen

16. Hoe verder met dit formulier?

Alles ingevuld? Klik dan op 'Klaar' om de aanvraag in te dienen.

Vervolgens krijg je een overzicht en kun je alle ingevulde gegevens nakijken. Als alles in orde is, moet je je aanvraag bevestigen door op 'Voltooien' te klikken.

Pas dan wordt de aanvraag verstuurd.
Je krijgt onmiddellijk een bevestigingsmail.