Aanvraag evenementen - diensten lokaal bestuur

Moet je dit formulier invullen?

Voor alle evenementen die worden georganiseerd door diensten van het lokaal bestuur, maakt de dienst Evenementen de collegebeslissing.

Hoe werkt het?

Door het formulier hiernaast in te vullen, bezorg je de collega's van Evenementen alle informatie die ze nodig hebben om je aanvraag te kunnen vertalen in een collegebeslissing.

Houd rekening met de deadlines, maar zorg er tegelijk voor dat je evenement van tevoren goed doordacht is zodat er geen aanpassingen of aanvullingen achteraf nodig zijn.

1. Deadlines

Aanvragen moeten (minstens) drie maanden van tevoren worden ingediend bij  Evenementen. 

2. Afval

bij punt 10. Afval

Streef ernaar om zo weinig mogelijk afval te produceren tijdens je evenement. Denk vooraf goed na over wat je met je afval wilt doen. Op basis van jouw input in het formulier hiernaast maken de collega's van Evenementen van tevoren afspraken met de reinigsdienst. Zwerfvuil op straat of overvolle containers en vuilniszakken in het straatbeeld moeten we te allen tijde vermijden.

Overheden mogen sinds 1 januari 2020 bij hun eigen evenementen geen dranken meer serveren in wegwerpbekers of eenmalige drankverpakkingen. Houd daar rekening mee, het lokaal bestuur heeft een voorbeeldfunctie.

3. Technische ondersteuning

bij punt 11. Logistieke steun

Maak van tevoren een nauwkeurige inschatting van het technische werk dat moet gebeuren: water en elektriciteit aansluiten, materialen transporteren, opbouw of afbraak ondersteunen …

Wordt het een groot evenement of is de logistieke ondersteuning complex? Dan vraag je van tevoren een overleg met de technische diensten en de dienst Evenementen. Je kunt die optie aankruisen in het formulier hiernaast.

4. Materialen reserveren

bij punt 11. Logistieke steun

De dienst Evenementen maakt ook de werkbonnen voor alle materialen die je wilt lenen. Bedenk van tevoren goed wat je nodig hebt en vul in het formulier hiernaast alles ineens in. Om het overzicht te bewaren en het administratieve werk te beperken, maken de collega's van Evenementen één gebundelde aanvraag voor alles wat je nodig hebt.

5. Adviezen

bij punt 12. Adviezen vragen

Duid alle diensten aan die advies moeten geven. De collega's van Evenementen zorgen ervoor dat de nodige adviezen via e-Besluit worden gevraagd.

6. Centen

bij punt 13. Financiën

Zijn er kosten verbonden aan de organisatie van je evenement? Vul in het formulier hiernaast dan zeker ook de volgende gegevens in over de voorziene budgetten:

• volgnummer, bijvoorbeeld MJP000550
• omschrijving, bijvoorbeeld 'Winter in Turnhout'
• ARK-nummer, bijvoorbeeld 7409000
• beleidsveld, bijvoorbeeld 0719
• volgnummer van de actie, bijvoorbeeld AC000382

7. Jouw evenement als UiTPAS-activiteit?

bij punt 14. UiTPAS

Maak van je evenement een mooie samenwerking met de collega’s van de UiTPAS! Voorzie korting voor mensen met een kansentarief en biedt de mogelijkheid aan om punten te sparen. Overweeg ook of je een omruilvoordeel kunt aanbieden. Neem contact op met Hilde Mertens, per mail of telefonisch naar het nummer 014 44 33 57. Of loop eens langs bij Cultuur op de derde verdieping van Europeion.

8. Hulp nodig?

Heb je nog vragen in verband met je evenement? Je kunt van tevoren altijd even overleggen met de dienst Evenementen.

• Campus Blairon, derde verdieping van Europeion
• per mail
• telefonisch naar 014 44 33 50