Informatiebeheersplannen

Als overheid is Stad Turnhout gebonden aan wettelijke bepalingen rond informatiebeheer. Zo moet het stadsbestuur zich ook op lange termijn kunnen verantwoorden voor genomen beslissingen en uitgevoerde projecten. Bovendien beschikt elke burger over een recht van inzage in de documenten van de Stad.

Het komt er dus op neer dat je niet zelf zomaar kunt beslissen of een bepaald dossier in de prullenbak gaat of gewist mag worden op je pc. Die beslissing wordt per soort dossier vastgelegd door het Rijksarchief. Daarbij maakt het geen verschil of informatie digitaal is of op papier staat.

Om je het leven makkelijk te maken heeft het Archief de richtlijnen per dienst opgenomen in een 'informatiebeheersplan' (IBP). Je vindt het IBP van je dienst onderaan op deze pagina. De belangrijkste velden zijn vetgedrukt:

- de namen van de dossiers (Naam Informatieobject);

- de periode dat ze ter beschikking moeten blijven van je dienst (Bewaartermijn);

- de beslissing of ze mogen vernietigd worden of moeten overgedragen worden aan het Stadsarchief (Bestemming).

Vind je een bepaald dossier niet terug of krijgt je dienst nieuwe soorten dossiers en documenten te verwerken, verwittig dan het Stadsarchief zodat het IBP kan aangevuld worden. Houd je een dossier toch liever langer bij? Ook dat kan aangepast worden in het IBP.

Meer informatie over vernietigen en overdragen vind je op de pagina Documentbeheer (https://intranet.turnhout.be/documentbeheer)