Je vrijwilligers begeleiden

Goesting geven - inzetten op een stevig pleziergehalte

Het is cruciaal om te investeren in een goede sfeer. Als de sfeer goed zit, komen mensen met plezier vrijwilligen.

 Hoe kan je het pleziergehalte verhogen?

• Door activiteiten aan te bieden, af te bakenen, te verdelen, uit te breiden die passen bij de talenten van de vrijwilliger.
• Door de vrijwilliger de kans te geven zijn zeg te doen, inbreng te doen, mee na te denken over de verdere ontwikkeling van de werking.
• Door ervoor te zorgen dat de verschillende medewerkers, vanuit hun eigen rol en positie, respect hebben voor elkaar.
• Door de hele equipe op tijd en stond te waarderen en samen iets leuks te doen.

Zicht krijgen op wat de vrijwilliger drijft

Als vrijwilligersaanspreekpunt probeer je een zicht te krijgen op wat een vrijwilliger drijft om te vrijwilligen en speel je hierop in. Vraag ernaar tijdens vb. een kennismakingsgesprek, een functioneringsgesprek of in de wandelgangen. Het is belangrijk er een zicht op te hebben en te houden (hun drijfveer kan veranderen).

Weten wat een vrijwilliger te winnen heeft met het vrijwilligerswerk is van belang om op een goede manier en op maat te kunnen motiveren.

Inzoomen op de setting waarin de vrijwilliger werkt

 De vrijwilliger doet zijn taak alleen:

• Bekijk hoe je de vrijwilliger kan betrekken bij de dienst zodat hij voelt dat zijn engagement ertoe doet:
  • Koppel geregeld terug. Laat weten wat er met zijn inzet gebeurt, aan welke resultaten hij heeft bijgedragen.
  • Voorzie regelmatige vrijwilligersbijeenkomsten, intervisie, assistentie, ondersteuning.
  • Een telefoontje om te horen hoe het gaat, lijkt klein maar kan een groot verschil maken. Toon oprechte betrokkenheid.

De vrijwilliger werkt samen met anderen:

• De vrijwilliger werkt samen met beroepskrachten:
  • Ga na of de vrijwilliger de plek krijgt die hij verdient. Wordt hij gerespecteerd en ernstig genomen? Wordt hij gewaardeerd?
• De vrijwilliger werkt samen met andere vrijwilligers:
  • Bekijk of de taakverdeling tussen de vrijwilligers evenwichtig is. Zijn er kliekjes? Heeft elke vrijwilliger zijn plek in de groep? Wordt de inzet van elke vrijwilliger gewaardeerd?
• Als samenwerking niet goed loopt door vb. wrevel, roddels, geen plek in de groep werkt dit demotiverend en houdt het een risico op afhaken in.
• Wat kan je doen om de samenwerking te versterken:
  • Probeer de groepsgeest te versterken door geregeld sociale activiteiten te organiseren. Zet in op verbondenheid.
  • Breng vrijwilligers samen buiten hun functie zodat ze elkaar op een andere manier kunnen leren kennen.
  • Het kan ook gaan om kleine dingen als zorgen voor een leuke sfeer tijdens een vrijwilligersvergadering waar tijd is voor een informeel babbeltje voor en na de vergadering, de pauze …

Neem de vrijwilliger au-sérieux

• Weet de vrijwilliger heel concreet wat er van hem verwacht wordt? Waar en wanneer hij moet zijn? Stuur een vrijwilliger nooit zomaar in het wilde weg op pad, maar geef voldoende info en ondersteun hem.
• Mensen motiveren, doe je door zelf een heel goed beeld te hebben op hun taak. Heb je dit niet? Wat houdt je tegen om eens een dag mee te draaien met de vrijwilliger of om de taak zelf eens uit te voeren?
• Doe iets met het werk van een vrijwilliger. Als je vraagt aan een vrijwilliger om iets uit te werken of voorbereidingen te treffen vb. foto’s trekken die zullen gebruikt worden in een folder. Maak dan ook effectief de folder op en toon het resultaat aan de vrijwilliger. 
• Geef vrijwilligers inspraak en de kans om hun inbreng te doen rond de werking. Vrijwilligers maken mee de werking, betrek hen er dan ook bij. 
• Zorg dat vrijwilligers over de nodige materialen beschikken om hun werk goed te kunnen doen. Als ze aangeven bepaalde zaken te missen, bekijk hoe je hierop kan inspelen.
• Behandel de vrijwilliger als een volwaardige medewerker: hou rekening met hun beschikbaarheid, hun talenten, ga aan de slag met hun vragen …

Bron: Vrijwilligerswerk op de rails – Werken met vrijwilligers in 9 stappen in lokale besturen Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

Waarderen                        

De eerste voorwaarde om vrijwilligers te waarderen is het ‘zien’ (herkennen) van de inzet van vrijwilligers. Je ziet de inzet van de vrijwilligers, weet wie ze zijn en wat ze doen voor het lokaal bestuur.

Een volgende stap is het ‘inzien’ (erkennen) van het belang van het vrijwilligerswerk. Je vindt het belangrijk dat vrijwilligers zich inzetten en neemt vrijwilligers au sérieux.

Tenslotte is er het ‘laten zien’ (waarderen) waarmee bedoeld wordt dat je laat zien aan de buitenwereld, externen, maar ook de vrijwilligers zelf dat je belang hecht aan het vrijwilligerswerk.

Bron: Socius ‘A la carte vrijwilligers waarderen’

Een welgemeende dankjewel

Het is ontzettend belangrijk dat we aan onze vrijwilligers laten voelen dat we hun inzet niet vanzelfsprekend vinden en we hen er enorm dankbaar voor zijn.

Dank en waardering schenken kan in verschillende vormen. Hoe vrijwilligers waarderen is deels vastgelegd door de organisatie, maar is voor een stuk ook maatwerk. Afhankelijk van het project en de groep waar de vrijwilliger deel van uitmaakt. 

Voor elke vrijwilliger voorzien we:

• Een nieuwjaarskaart.
• Een welgemeende dankjewel i.k.v. de Week van de Vrijwilliger in februari-maart via een bedankkaart + een campagne via sociale media.
• Een attentie i.k.v. de week van de Vrijwilliger.

Bovenstaande dingen worden vorm gegeven en uitgewerkt door de coördinator vrijwilligerswerk. Er kan van afgeweken worden vb. in het kader van een samenwerkingsverband met een andere organisatie waarbij we gemeenschappelijke vrijwilligers dezelfde waardering willen geven.

Onderstaande zaken gebeuren door het vrijwilligersaanspreekpunt en door de brede organisatie:

• Een eenvoudige ‘welkom’ of een ‘dank je wel’ op geregelde tijdstippen.
• Een warm onthaal keer op keer.
• Begeleiding en ondersteuning.

Voor het rechtstreekse aanspreekpunt van de vrijwilliger, m.n. het vrijwilligersaanspreekpunt, is er een belangrijke rol weggelegd in het motiveren en waarderen van de vrijwilliger gezien het feit dat hij/zij het meeste contact heeft met de vrijwilliger.

Positief afronden met een vrijwilliger

Als een vrijwilliger ervoor kiest om te stoppen met is het belangrijk dit niet zomaar te laten passeren.

Het feit dat de vrijwilliger vertrekt, is een moment om hem/haar te bedanken voor zijn/haar inzet. Grijp het ook aan om een afrondingsgesprek te doen met de vrijwilliger waarbij je probeert te achterhalen waarom de vrijwilliger stopt. De info die hieruit komt, kan mogelijks interessant zijn voor jullie werking.

Je kan de vrijwilliger op verschillende manieren bedanken: een kaartje sturen, een cadeautje voorzien, een fotocollage van de vrijwilliger in actie …

Het kan gebeuren dat je er als dienst voor kiest om de samenwerking met een vrijwilliger stop te zetten. Ook dan doe je een afrondingsgesprek en sluit je constructief af.