Kennismakingsgesprek kandidaat-vrijwilliger

Het kennismakingsgesprek is een belangrijk gegeven in het maken van een goede start. Het gesprek is voor de twee partijen een barometer. Voor de kandidaat-vrijwilliger om te bekijken of hij/zij het ziet zitten om binnen de dienst aan de slag te gaan als vrijwilliger. Voor ons als organisatie is het een manier om na te gaan of we de kandidaat-vrijwilliger zien functioneren binnen onze werking.

De bedoeling van een kennismakingsgesprek is te komen tot een goede matching. Daarom is het belangrijk te kijken naar de kwaliteiten en eigenheid van de kandidaat-vrijwilliger. Belbin, een Engelse psycholoog, verdeelt de rol die je opneemt in een team, in in verschillende competenties. Hij noemt dit de basismodaliteiten van de mens.

Tijdens een kennismakingsgesprek is het de bedoeling een zicht te krijgen op welke competentie de kandidaat-vrijwilliger het meeste ligt en hoe de vrijwillige taak erop kan afgestemd worden:

• Het DOEN (het concreet handelen)
• Het DENKEN (het verstandelijke, de ratio)
• Het WILLEN (de motivatie)
• Het VOELEN (de emotionele kant van zichzelf en anderen)

Ook naar het teamgebeuren van de vrijwilligersgroep toe, is het belangrijk de verschillende rollen in het achterhoofd te houden om zo te komen tot een evenwichtige samenstelling van de groep. Als de verschillende rollen in het team aanwezig zijn, kan het team sterker staan en elkaar aanvullen. 

Hoe een kennismakingsgesprek aan te pakken, vind je in dit sjabloon

Een warm onthaal

Als nieuwe vrijwilliger starten, is niet vanzelfsprekend. Het brengt onzekerheid en onwennigheid met zich mee. Probeer even stil te staan bij je eigen eerste werkdag: wat maakte de dag spannend, moeilijk, bijzonder?

Voor een vrijwilliger is dit niet anders. Het is belangrijk hier oog voor te hebben en op een empathische manier mee om te gaan.

Om bij het onthaal voor vertrouwdheid te zorgen, zorg je er best voor dat de collega, die het kennismakingsgesprek heeft gedaan, aanwezig is bij het onthaal op de eerste dag.

Elke vrijwilliger die start binnen onze organisatie, willen we op een goede en warme manier onthalen.

Een goed onthaal is belangrijk:

• Om te laten voelen aan de vrijwilliger dat je echt rekent op zijn/haar engagement.
• Om te tonen dat je de vrijwilliger echt verwacht en niet aan zijn lot zal overlaten.
• Om de basis te leggen van een vlotte samenwerking.
• Om de vrijwilliger snel te laten integreren in de organisatie.

Een warm onthaal vraagt voorbereiding en de nodige zorg. Dit document kan daarbij helpen.

Inwerkperiode

Geef een nieuwe vrijwilliger de tijd om zich in te werken, te wennen. De inwerkperiode werk je op maat uit. Voor een vrijwilliger die zich inzet voor een eenmalige activiteit vb. het Sinterklaasfeest hoef je geen inwerkperiode te voorzien. Dit in tegenstelling tot een vrijwilliger die zich voor een lange tijd inzet. Hiervoor voorzien we een inwerkperiode van 3 maanden (= proefperiode) 

Vooraleer de vrijwilliger effectief van start gaat, overloop je met de vrijwilliger de taak nog even en informeer je in welke delen van de taak hij/zij zich sterk dan wel onzeker voelt. Deze info neem je mee bij de verdere coaching van de vrijwilliger.

Tijdens de inwerkperiode heb je ook oog voor persoonlijke opvolging: een gesprek na de eerste activiteit om te informeren hoe het is geweest, een gesprek na bepaalde tijd, af en toe een telefoontje of mail om te horen hoe het loopt. Het is van belang betrokken te zijn en de vrijwilliger te laten voelen dat hij/zij er niet alleen voor staat.

Als er een goed contact is tussen het vrijwilligersaanspreekpunt en de vrijwilliger gedurende de inwerkfase waarbij ruimte is voor vragen en bijsturing, is de kans groot dat de vrijwilliger bereid is zich verder in te zetten voor onze organisatie.

Proefperiode

We voorzien een proefperiode voor vrijwilligers die een langdurig engagement aangaan van 1 maand(stad) en 3 maanden(OCMW). Een proefperiode is een hulpmiddel voor de beide partijen.

Enerzijds voor de dienst om de inwerkperiode goed te begeleiden, te zien waar de capaciteiten van de vrijwilliger liggen. Anderzijds voor de vrijwilliger om te proeven en te ervaren of de opdracht echt wel zijn/haar ding is.

Na de proefperiode zitten het vrijwilligersaanspreekpunt en de vrijwilliger rond de tafel om de afgelopen periode te bespreken. Hierbij is het van belang om feedback te geven over het functioneren van de vrijwilliger op een duidelijke manier, zonder kwetsen en met respect. Anderzijds is het ook het moment om te informeren hoe de vrijwilliger zijn vrijwilligersopdracht ervaart.

Indien blijkt dat de samenwerking weinig kans op slagen heeft, kan ze beëindigd worden zonder te veel heisa of schade en dit zowel door de vrijwilliger als door de organisatie. 

Om voor jezelf een goed beeld te krijgen op het functioneren van de vrijwilliger kan je een tussentijds gesprek voorbereiden a.d.h.v. dit sjabloon 

Af en toe stilstaan – een jaarlijks gesprek

Als je een vrijwilliger treft in de wandelgangen is het goed om eens te horen hoe het met hem/haar gaat, hoe het vrijwilligerswerk loopt. Zo voelt de vrijwilliger zich aangesproken en ervaart betrokkenheid. Het geeft hem/haar ook de gelegenheid en ruimte om iets te delen.

Daarnaast is het belangrijk om af en toe de tijd te nemen om echt stil te staan en met de vrijwilliger rond de tafel te gaan zitten. Tijdens het jaarlijks gesprek is er ruimte om het functioneren van de vrijwilliger te bespreken, te bekijken hoe de samenwerking loopt en eventueel kan verbeterd worden. Niet alleen het functioneren van de vrijwilliger komt aan bod maar ook dat van het vrijwilligersaanspreekpunt en de organisatie.

Het jaarlijks gesprek verbetert het onderlinge samen-werken. Het is een open gesprek/dialoog waar beide partijen de ruimte krijgen hun zeg te doen. Het is goed ernaar te werken om een keer per jaar met alle vrijwilligers het gesprek te doen. Dit gebeurt door het vrijwilligersaanspreekpunt.

Om voor jezelf een goed beeld te krijgen op het functioneren van de vrijwilliger kan je een tussentijds gesprek voorbereiden a.d.h.v. dit sjabloon.