Netwerkschijven opschonen

Wat is 'schonen'?

Je kan heel wat plaats winnen op je netwerkschijf of op je OneDrive door regelmatig overbodige documenten en technische bestanden te verwijderen. Daarbij hoef je de richtlijnen van het Serieregister niet te volgen.
Opgelet: mappen en bestanden die niet worden vermeld in het onderstaande stappenplan mag je niet zomaar verwijderen maar moet je steeds archiveren in ons Digitaal Archief.
Om bestanden automatisch op te sporen en te verwijderen kan je gebruik maken van de RMTool. Contacteer het Archief als je deze tool wil gebruiken. We zorgen dan voor een korte opleiding.

Hoe schonen?

1. Verwijder verouderde documentatie

Alle bestanden die je louter ter informatie hebt bewaard of ontvangen én dus niet als product of bewijsmateriaal van je dienst, mag je op elk moment verwijderen. Het gaat dan bijvoorbeeld om

• wetteksten en vakliteratuur;
• interessante voorbeelden van andere gemeenten;
• sjablonen en handleidingen die je steeds bij ander instanties kan opvragen;
• logo van Stad Turnhout;
• ontvangen nieuwsbrieven;
• …

Opgelet: wat voor de ene dienst documentatie is, is dat soms voor een andere dienst niet. Bv. de nieuwsbrief die je zelf als dienst uitstuurt, is geen documentatie maar een product van je eigen dienst.

2. Verwijder zip-bestanden

Zip-bestanden blijven soms staan, ook als ze zijn uitgepakt. De RMTool kan zip-bestanden voor jou opsporen en verwijderen (en uitpakken als dat nog niet gebeurd is).

3. Verwijder identieke documenten

Eenzelfde document staat soms op verschillende plaatsen in de mappenstructuur van je fileserver of binnen één dossier. De RMTool spoort identieke documenten op en geeft ook visueel weer waar ze zich in de mappenstructuur bevinden. Kies wel goed welke dubbels je verwijdert: soms is een document enkel goed te begrijpen in samenhang met andere documenten.

4. Verwijder voorlopige en afgeleide versies

Als er een definitieve versie van een document bestaat, verwijder dan de voorlopige versies. Vaak zijn die te herkennen aan de bijna identieke naam. Bv. rapport_ONTW.docx en rapport_DEF.docx.
Verwijder ook bestanden die een afgeleide zijn van het originele bestand. Vaak is die afgeleide een pdf. In dat geval houden we enkel het originele document bij, bv. een *.docx of een *.pptx. Controleer wel goed of het wel degelijk over dezelfde documenten gaat.
Met de RMTool kan je documenten met dezelfde naam (bv. rapport.docx en rapport.pdf) en met een gelijkaardige naam (bv. rapport1.docx en rapport2.docx) automatisch opsporen.

5. Verwijder 'kladjes' en persoonlijke werknota’s

Soms sla je al eens een to-do-lijst op of losse punten die je wil verwerken in een rapport. Zulke werknota’s zijn heel persoonlijk en hebben weinig meerwaarde voor andere teamleden. Eigenlijk horen ze niet thuis op de netwerkschijf maar in je OneDrive.

6. Verwijder technische bestanden zonder nut

Vaak bevat de netwerkschijf technische bestanden die geen nut meer hebben. Denk daarbij aan verouderde sjablonen (*.dotx), bestanden die verband houden met webpagina’s die ooit zijn opgeslagen (bv. *.html, *.css …) en met software die niet meer gebruikt wordt (bv. *.exe, *.dll, *.dmg …). Als opgeslagen webpagina’s nog nuttig zijn om te bewaren als documentatie, zet de html-bestanden dan om naar pdf’s via de printfunctie. Daarna kan je alle andere technische bestanden verwijderen. 
Met de RMTool kan je 'vreemde' bestanden snel terugvinden.

7. Plaats losse documenten in de juiste map

Maak ineens van de gelegenheid gebruik om documenten die niet in een map of submap zijn geplaatst na te kijken en in de juiste map te plaatsen. Zulke 'losse' documenten zijn immers moeilijk te begrijpen. In veel gevallen gaat het om voorbereidende documenten of werknota’s die snel ergens werden opgeslagen. Kijk dus best ook na of ze niet gewoon verwijderd kunnen worden.
De RMTool lokaliseert documenten die binnen de mappenstructuur niet in een submap staan.