Audits en organisatiebeheersing

Elk lokaal bestuur moet verplicht een systeem voor organisatiebeheersing uitwerken (Decreet Lokaal Bestuur, artikels 217-220). Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures om er redelijk zeker van te zijn dat het lokaal bestuur:

• de juiste dingen doet: 
  de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
• de dingen juist doet: 
  • wetgeving en procedures naleeft;
  • over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
  • op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
  • de activa beschermt en fraude voorkomt.

Hoe pakken we dat concreet aan?

Een van de belangrijkste instrumenten voor organisatiebeheersing is de jaarlijkse audit waarbij we de werking van een specifiek proces of thema grondig doorlichten. Aan de resultaten van die audit worden verbeteractieplannen gekoppeld.
Daarnaast voeren we zelfevaluaties uit waarbij onze sterke punten en verbeterpunten in kaart gebracht worden.
Zowel die jaarlijkse audit als de zelfevaluaties doen we om te ontdekken hoe we onze dienstverlening nog efficiënter en effectiever kunnen maken.

Jaarlijks maken we een auditplanning en rapporteren we over het organisatiebeheerssysteem aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Dat doen we uiterlijk op 30 juni.

Intern Auditcomité

Het Intern Auditcomité ziet toe op de opmaak van de auditplanning en de auditopdrachten. Zo waakt het comité erover dat de medewerkers en de auditors hun opdrachten in volledige objectiviteit, vrijheid en onafhankelijkheid kunnen uitvoeren. Daarnaast ziet het Intern Auditcomité erop toe dat de aanbevelingen uit de audits tot voldoende bijsturing leiden, zodat het organisatiebeheer voldoende sterk wordt uitgebouwd.

Het Intern Auditcomité is samengesteld uit

• het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau;
• de algemeen directeur;
• de financieel directeur;
• de adviseur organisatiebeheersing en
• twee externe leden.

Het comité kan daarnaast ad hoc extra deelnemers uitnodigen afhankelijk van de onderwerpen.

Verantwoordelijkheid en coördinatie

Organisatiebeheersing is de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.
Strategie & Beleid coördineert en ondersteunt het hele proces, van uitvoering van de audits tot het rapporteren van de voortgang van de verbeteractiepunten.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk keurde op 5 mei 2025 het kader voor organisatiebeheersing en de samenstelling van het Intern Auditcomité goed.