Schone schijf weken van 16 juni – 11 juli 2025
Wist je dat de netwerkschijven van Stad Turnhout meer dan 200 TeraByte aan data bevatten? Dat is te vergelijken met 200 miljoen boeken, wat neerkomt op een stapel van 2.000 kilometer lang – ofwel van Turnhout naar Athene. Dringend nood aan een opruimingsactie dus! Maar ik hoor je denken: “dat is toch al jaren zo, waarom nu?”.
Daarom nu…
1. Overgang naar OneDrive en SharePoint in 2025 – 2028
Dit en de komende jaren staan in teken van een transitie van alle documenten van de traditionele netwerkschijven (persoonlijke en dienstschijven) naar de moderne cloudoplossingen OneDrive en SharePoint. Een goede voorbereiding nu, betekent een vlottere overstap straks.
2. Na de opruimingsactie volgt een archiveringsactie
De collega’s van het Archief plannen in de loop van juli tot en met september “Archief Kick-offs” met alle diensten in. Zorg dat vóór deze kick-off je mappen volledig opgeruimd zijn. Zo kunnen de archiefmedewerkers tijdens de kick-off samen met jullie starten met het eigenlijke archiveren.
Waarom deze aanpak? Uit feedback bleek dat het niet altijd duidelijk was wat er precies van jullie verwacht werd na eerdere toelichtingen van de Archiefdienst. Daarom hebben we het proces opgesplitst in twee duidelijke stappen:
- Eerst: Opruimen (door jouw dienst)
- Daarna: Archiveren (samen met het Archief)
Hoe opruimen?
Let op: opruimen ≠ oude bestanden verwijderen!
Als medewerker mag je:
- GEEN bestanden verwijderen op basis van je eigen inschatting
- GEEN bestanden verwijderen omdat je ze "niet interessant" vindt
- GEEN bestanden verwijderen omdat je ze "niet meer relevant" vindt
Dit zijn géén geldige redenen voor verwijdering. Deze bestanden zullen in de volgende stap aan bod komen en correct gearchiveerd worden.
Welke documenten mogen dan wel weg? Daarvoor vind je duidelijke instructies op het intranet.
Hulpmiddel inschakelen
Bij het opschonen van je persoonlijke en dienstnetwerkschijf kom je uitdagingen tegen die handmatig tijdrovend en foutgevoelig zijn. Daarom kan je nu op je bureaublad een nieuwe applicatie vinden: Records Management Tool (RM tool). Meld je af en terug aan om de applicatie te zien staan. De RM Tool is speciaal ontworpen om dit werk voor jou makkelijker te maken!
Wat kan de RM Tool voor jou doen?
- Zip-bestanden identificeren die al uitgepakt zijn zodat je de originele zip-bestanden veilig kunt verwijderen
- Lege mappen en technische bestanden verwijderen
- Vreemde bestanden verwijderen zoals rare formaten of sjablonen die je niet meer gebruikt
- Losse documenten zoeken en verplaatsen in map
- Identieke documenten opsporen in verschillende mappen
Hier vind je een eenvoudige handleiding om deze taken te doen.
Extra ondersteuning gewenst?
We organiseren speciale begeleidingssessies tijdens de "schone schijfweken". In deze sessies overlopen onze archiefmedewerkers de soorten bestanden op je persoonlijke en dienstnetwerkschijf die je kan opruimen, en je leert ook werken met de RM tool. Zo ben je goed voorbereid op de komende digitale transformatie.
Wanneer:
- Dinsdag 17 juni van 9u30 tot 11u30
- Dinsdag 24 juni van 13u30 tot 15u30
Waar: vergaderzaal Madelon in de Europeion
Heb je nog andere vragen of feedback? Mail naar: eve.vanbreda@turnhout.be
