Serieregister
Series, wat is dat?
Binnen het DAV worden documenten gearchiveerd volgens "series" - dit zijn categorieën van dossiers met vergelijkbare inhoud en bewaartermijnen. Voor alle informatie gelinkt aan een serie kan je terecht in het serieregister. Hier kan je de algemene series en de dienst gerelateerde series terugvinden.
Serieregister: belangrijke kenmerken
Inhoud en categorisering
- Elke serie bevat een omschrijving van de soorten dossiers die hieronder vallen
- Er bestaan algemene series voor alle diensten én dienstspecifieke series
Bewaartermijnen
- Elke serie heeft een wettelijke en/of administratieve bewaartermijn
- Bewaartermijnen kunnen indien nodig verlengd worden
Bestemming na bewaartermijn
- Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn wordt bepaald wat er met het dossier gebeurt
- Voorbeelden van bestemmingen: 10V: vernietigen na 10 jaar of 10B: permanent bewaren na 10 jaar (voor o.a. onderzoeksdoeleinden)
- Het Archief verzorgt deze verdere verwerking automatisch
Toegangsniveaus
Elke serie heeft een bepaald toegangsniveau:
- Publiek: ook raadpleegbaar door buitenstaanders
- Intern: zichtbaar voor iedereen binnen de organisatie
- Vertrouwelijk/Geheim: beperkte toegang
Officiële goedkeuring
- De series zijn goedgekeurd door de Vlaamse overheid
- Alle series zijn vastgelegd in het Serieregister
Flexibiliteit
- Het is mogelijk om nieuwe series aan te vragen als bepaalde informatie niet in bestaande series past
- Het serieregister is een levend systeem dat meegroeit met onze concrete noden
- Aanvragen voor nieuwe series kunnen worden ingediend bij het Archief
- Elke 5 jaar herziet het Archief alle series
Het is dus belangrijk om je documenten onder de juiste series te plaatsen anders worden ze mogelijk niet lang genoeg bewaard of kunnen burgers vertrouwelijke informatie te zien krijgen. De medewerkers van het Archief kijken altijd na of de informatie onder de juiste serie staat alvorens deze op het DAV te publiceren. Twijfel je toch? Contacteer een archiefmedewerker via a2@turnhout.be.
Via de onderstaande links vind je de series van jouw dienst snel terug in het Serieregister. Bekijk zeker ook de series die bij alle diensten kunnen voorkomen:
- Alle diensten;
- Archief;
- Bibliotheek;
- Burgerzaken;
- Campos;
- Communicatie;
- Cultuurbeleid;
- Evenementen;
- Facility Management;
- GAS;
- Gelijke Kansen;
- Gemeenschapsinfrastructuur;
- ICT;
- Jeugd;
- Kinderopvang;
- Milieu;
- Mobiliteit;
- Musea;
- Ondernemen & Werk;
- Patrimonium;
- Personeelspunt;
- Preventie;
- Projectmanagement;
- Ruimtelijke Ordening;
- SAMWD;
- SASK;
- Secretariaat;
- Sociale Zaken;
- Sociale Zaken: cliëntendossiers;
- Sport;
- Strategie & Beleid;
- Toerisme & UiT;
- Wegen & Riolen;
- Wonen & Energie.
