Telethuiswerk

Het college van burgemeester en schepenen van 28 januari 2021 keurde het beleid over telethuiswerk en het reglement telethuiswerk goed. De gemeenteraad keurde het reglement telethuiswerk goed op de zitting van 29 maart 2021. Vervolgens werd het regelement opgenomen als bijlage bij het arbeidsreglement Stad Turnhout.

Het beleid over telewerk omvat 3 fasen:

• Fase 1: telethuiswerk tijdens de coronacrisis (verplicht van aard)
• Fase 2: telethuiswerk na de coronacrisis (experimenteren, ervaring op doen, occasioneel van aard)
• Fase 3: breder telewerkbeleid (gekoppeld aan een nieuw dienstverleningsconcept en ingebed in een sterk gedigitaliseerde organisatie)

Fase 2 is opgezet om op basis van praktijkervaring als organisatie bij te leren en te groeien. Vandaag zien we dat het telethuiswerk enkele problemen met zich meebrengt die in sommige gevallen een negatieve impact hebben op de dienstverlening.  

We willen met het aanbrengen van enkele wijzigingen aan het huidige kaderreglement over telethuiswerk meer duidelijkheid bieden voor medewerkers en leidinggevenden. Dit is nodig om verder te bouwen en te groeien als moderne organisatie.

Algemeen

Medewerkers van Stad Turnhout vallen binnen het toepassingsgebied van het reglement glijdende werktijd.

Werken op locatie - dat wil zeggen niet steeds vanop een vaste werkplek - is voor vele medewerkers vandaag een realiteit en een noodzaak om een goede dienstverlening aan te bieden.

Alle prestaties op locatie moeten - net zoals de prestaties op kantoor – gebeuren binnen het kader van het reglement glijdende werktijd.

Wanneer we de woning van de medewerker als mogelijke locatie nemen om bepaald werk te verrichten spreken we over telethuiswerk.

Belangrijk is dat de leidinggevende bekijkt in welke mate telethuiswerk mogelijk is en hij of zij de nodige afspraken hierover maakt binnen het team.

In principe is niemand verplicht om van thuis uit te werken. Afhankelijk van het team waarin men werkt en het eigen takenpakket is telethuiswerk een mogelijkheid. Telethuiswerk is dus enkel mogelijk met toelating van de leidinggevende en na afstemming in het team.

Voor voltijdse medewerkers geldt een minimale fysieke aanwezigheid op de werkvloer van 3 dagen per week. Wie deeltijds werkt kan maximaal 1 dag per week van thuis uit werken.

Men heeft geen recht op een vaste telewerkdag. Elke leidinggevende kan hier zelf de nodige afspraken rond maken in functie van planning, zolang flexibiliteit in functie van de optimale werking van de dienst geboden blijft.

De leidinggevende zorgt voor voldoende afstemmingsmomenten waarop het ganse team aanwezig is.

De dienstverlening primeert, ook al had men voordien afgesproken om thuis te werken. De leidinggevende staat in voor de organisatie van het team en de goede dienstverlening en kan vragen om op bepaalde momenten op kantoor aanwezig te zijn. Een vooraf geplande thuiswerkdag kan dus vervallen op vraag van de leidinggevende.

Gedurende het telethuiswerk behoudt men dezelfde rechten en plichten die van toepassing zijn tijdens het werken op kantoor. In het bijzonder blijven ook de regels met betrekking tot de veiligheid en preventie op de werkplek van toepassing alsook de verzekering bij arbeidsongevallen.

Tijdens het telethuiswerk blijven de deontologische code en alle andere bestaande procedures en reglementen van toepassing.

Het telethuiswerk kan bij een wijziging van het takenpakket en/of na overleg tussen de medewerker en de leidinggevende worden stopgezet. In geval van misbruik of wanneer blijkt dat de medewerker zijn taken niet of onvoldoende kan uitvoeren van thuis uit, kan het telethuiswerk door de werkgever (eventueel tijdelijk) worden stopgezet. Ook van de medewerker kan het initiatief uitgaan om het telethuiswerk (tijdelijk) stop te zetten.

Registratie van prestaties

De telethuiswerker registreert zijn prestaties in het kader van het reglement glijdende werktijd. Alle in- en uitboekingen worden op de virtuele prikklok ingegeven.

Thuiswerkdagen worden vooraf aangevraagd in de prikklok met de code THUIS (00:00 uren).

Telethuiswerk kan geen aanleiding geven tot meeruren tenzij met expliciete instemming van de leidinggevende.

Bij situaties waarin de persoonlijke context gebaat is bij het thuiswerk gebruik je het gezonde verstand. Wanneer de privé-sfeer veel aandacht vraagt tijdens de werkdag (bv. voor dringende opvang van een ziek kind, onmogelijk om te werken door bouwwerken thuis) neemt men vrijaf. In regel pas je niet op je kinderen tijdens het telewerk.

ICT

Om regelmatig van thuis uit te werken moet de telethuiswerker op vlak van ICT ook over de nodige ondersteuning beschikken. Hieronder de invulling van dit pakket.

• De telewerker heeft een bedrijfslaptop en beschikt over een laptoptas of een aangepaste boekentas/rugzak (tas eventueel gedeeld met collega thuiswerkers).
• De telewerker beschikt over een bedrijfsgsm of -smartphone. ICT volgt hier de lijnen van het besluit van het college van burgemeester en schepen ‘beleid rond smartphones’ van 26 maart 2020.
• De bedrijfslaptop is uitgerust met de software ‘Teams’ en de medewerker heeft met de dienst de nodige afspraken gemaakt rond permanentie.
• De telewerker beschikt over een headset.

Afwijkingen of aanvullingen op bovenstaande (bv. extra stroomadapter, extra klavier en beeldscherm, laptopstand, …) kunnen aangevraagd worden bij ICT. Afhankelijk van het advies van de betrokken leidinggevende en een heldere argumentatie wordt het product geleverd.

De telethuiswerker is zelf verantwoordelijk voor een degelijke internetverbinding thuis. De laptop en gsm of smartphone mag niet gebruikt worden door derden.

Wanneer technische problemen het telethuiswerk verhinderen, kan de telethuiswerker zich begeven naar kantoor om daar verder te werken of kan er vrijaf genomen worden voor de duur van de onderbreking.

Werkomgeving

De telethuiswerker zorgt zelf voor een goede werkomgeving. Hij of zij moet aandacht hebben voor ergonomie.
Tips & tricks Thuiswerken

Hoe installeert u een ergonomisch noodbureau?

Bereikbaarheid

De telethuiswerker communiceert helder over wanneer en hoe hij of zij bereikbaar is. Dit kan door gebruik te maken van de IT tools die de telethuiswerker ondersteunen (bv. status melding in MS Teams, agenda in MS Outlook, …).

Tussen medewerker en leidinggevende worden er duidelijke afspraken gemaakt over de bereikbaarheid rekening houdend met ruimte voor de-connectie.

Een mail, een telefoonoproep, een whatsapp bericht moeten niet altijd onmiddellijk een antwoord krijgen tenzij er permanentieverantwoordelijkheden zijn. Ook hierover moeten afspraken gemaakt worden tussen medewerker en leidinggevende om het werk werkbaar te houden en stress en het risico op overprikkeling te vermijden. Zie ook hieronder bij het recht om te de-connecteren.

Grens werk en privé

Elke medewerker heeft ook het recht om te de-connecteren. De-connectie betekent het loslaten van digitale communicatiemiddelen. Een gezonde variatie tussen on- en offline werken, met andere woorden. Regelmatig de-connecteren is goed voor onze algemene gezondheid. Daarenboven hebben goede afspraken om te de-connecteren ook nog eens een impact op werkbaar werk en werkgeluk.

Informatieveiligheid

De telethuiswerker waakt over de veiligheid van de bedrijfsinformatie. Dat wil zeggen dat men thuis geen documenten laat rondslingeren en dat de richtlijnen rond informatieveiligheid zoals geformuleerd in het arbeidsreglement ook thuis gevolgd worden (bv. laptop vergrendelen).

Vergoeding

Bij telethuiswerk hoort geen toelage of vergoeding.

Permanentie en minimale aanwezigheid op de werkvloer

Voor alle stadsdiensten met een loketwerking naar de burger toe

• Fysieke openingsuren frontoffice:

Voor alle stadsdiensten

• Minimum telefonische bereikbaarheid op dienstniveau gedurende volgende tijdstippen

8.30-12.30 uur

13.30-16 uur

• Fysieke vertegenwoordiging van de dienst noodzakelijk tijdens uren telefonische bereikbaarheid.

Voor sommige diensten zijn er nog aparte permanentievereisten vanwege de specifieke dienstverlening bv. avond- of weekendopeningsuren, …

Voor alle diensten binnen Sociale Zaken (OCMW)

• Fysieke openingsuren frontoffice: maandag tot vrijdag van 9  tot 12 uur.
• Minimum telefonische bereikbaarheid op dienstniveau gedurende volgende tijdstippen

• Fysieke vertegenwoordiging van de dienst noodzakelijk tijdens uren telefonische bereikbaarheid.

Buiten de vakantieperiodes streeft eenieder van zowel Stads- als OCMW-diensten naar een aanwezigheid op de werkvloer van 50%. Tijdens schoolvakantieperiodes kan hiervan afgeweken worden.

Heb je nog vragen? Klik dan hier voor een overzicht van veelgestelde vragen. Heb je toch nog een andere vraag? Dan kun je terecht bij Personeelspunt.