Vrijwilligersvergoeding
- Uitgangspunt
In principe voorziet ons bestuur geen kostenvergoedingen voor haar vrijwilligers.
Vind je een vergoeding echter noodzakelijk, dan kan je een gewone forfaitaire kostenvergoeding aanvragen. Via een evaluatie wordt dan bekeken of deze kostenvergoeding terecht is.
- Basisprincipes
Een kostenvergoeding is geen basisrecht maar een gunst die ons bestuur in uitzonderlijke situaties toekent conform de vrijwilligerswet van 2005.
Een kostenvergoeding is geen prestatievergoeding d.w.z. geen beloning of betaling van tijd bv. per uur.
Een kostenvergoeding is ook geen inkomen waarvoor de vrijwilliger RSZ of belasting moet betalen.
De vrijwilliger mag de maximumbedragen voor alle vrijwilligerswerk die hij/zij doet per maand en per jaar niet overschrijden.
De afspraken over de (hoogte van de) kostenvergoedingen worden opgenomen in de afspraken- en informatienota.
Meer info via https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kostenvergoedingen/
- Aanvraag van een nieuwe vergoeding
Inleiding
Start je met een nieuwe vrijwilligerswerking, waarbij je je vrijwilligers een forfaitaire vergoeding wilt geven, dan volg je onderstaande stappen. Bedoeling is
- om te evalueren of een vergoeding binnen de huidige context gerechtvaardigd is;
- om de vergoedingen voor de vrijwilligers binnen onze werkingen op eenzelfde wijze toe te kennen.
Dit evaluatiesysteem werd door het schepencollege van 9/9/2021 goedgekeurd.
Stap 1
Je bepaalt in welke mate onderstaande of bijkomende argumenten voor je vrijwilliger of je vrijwilligerswerking van belang zijn en een gewone forfaitaire vergoeding kunnen rechtvaardigen:
- argument van expertise;
- argument van besparing / kosten vermijdende maatregelen;
- argument van grote verantwoordelijkheid;
- argument van het verzekeren van continuïteit;
- argument van concurrentieel blijven;
- …
Hoe meer argumenten, hoe beter.
De aanvraag wordt ingediend bij de coördinator vrijwilligerswerk Ine Van Gompel (stad) of Anne Van Bouwel (OCMW) en bevat:
- een omschrijving van de opdracht van de je vrijwilliger;
- een motivering van de argumenten;
- een afspraken- en informatienota van de vrijwilliger.
Aan de hand van de motivering van de argumenten bepalen de coördinator vrijwilligerswerk en het Personeelspunt of de vrijwilliger in aanmerking komt voor een forfaitaire vergoeding.
Stap 2:
De coördinator vrijwilligerswerk en het Personeelspunt beoordelen binnen welke categorie voor je vrijwilliger een vergoeding kan toegekend worden.
Ter verduidelijking vooraf: een activiteit is een actieve aanwezigheid bij één tijdstip binnen het vrijwilligerswerk.
Naargelang het aantal kenmerken het werk van je vrijwilliger heeft, wordt bepaald binnen welke categorie de vrijwilliger zit en daaraan gekoppeld wordt het bedrag van de vergoeding bepaald. Dus: hoe meer kenmerken, hoe hoger de vergoeding, gaande van 10 euro tot het max. toegestane forfaitair (in 2022) bedrag van 36,84 euro per dag.
De kenmerken zijn: aanwezigheid, actief toezicht, contact met de doelgroep, alleen (of niet alleen) werken, werken in een (niet of matig) gestructureerd kader, duidelijke taakomschrijving, ondersteuning van een professioneel begeleider, zelfstandig werken, specifieke inzet of specialisatie, grote verantwoordelijkheid, divers takenpakket, specialisatie met ruime, inhoudelijke expertise, voorbereiding nodig, activiteiten op regelmatige basis zonder duidelijk vooropgestelde planning, instaan voor aankoop en vervoer van materiaal + afspraken, overleg met ondersteunende vrijwilligers of professionelen.
Stap 3
- Aan de hand van
- de motivering van de argumenten;
- het bepalen van de vergoedingscategorie
evalueert de coördinator vrijwilligersbeleid en het Personeelspunt of de vrijwilliger in aanmerking komt voor een forfaitaire vergoeding en het bedrag van deze vergoeding.
- De coördinator maakt een ontwerpbesluit van de algemeen directeur, waarna wordt beslist of de vergoeding definitief wordt goedgekeurd of afgekeurd. In dit besluit wordt een advies gevraagd aan het Personeelspunt.
- Je wordt door de coördinator op de hoogte gebracht van de beslissing van de algemeen directeur.
Indien je aanvraag werd goedgekeurd en nadat de prestatie door je vrijwilliger geleverd is, geef je de onkosten door aan de financiële dienst via een sjabloon dat door hen voorzien is, te vinden via dit formulier. Daarna kan de uitbetaling gebeuren.
