Waarom opruimen en archiveren?
Waarom netwerkschijven opruimen en archiveren?
Hoewel we begrijpen dat deze opruim- en archiveringsactie extra werk betekent bovenop je reguliere taken, levert het uiteindelijk voor iedereen waardevolle voordelen op, zowel op korte als lange termijn.
Concrete aanleiding
Overgang naar OneDrive en SharePoint in 2025 – 2026
Dit en volgend jaar staan in teken van een transitie van onze werkdocumenten en samenwerkingsmateriaal van de traditionele netwerkschijven naar de moderne cloudoplossingen OneDrive en SharePoint. Een goede voorbereiding nu betekent een vlottere overstap straks. De timing voor deze transitie is daarom onze deadline voor deze opruim- en archiveringsoefening = EIND 2025. Meer informatie kan je hier vinden.
Wettelijke verplichting
- Als overheidsinstelling zijn we wettelijk verplicht om digitale dossiers duurzaam en toegankelijk te bewaren.
- De Vlaamse Overheid ontwikkelde om deze reden het platform Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). Het DAV biedt een veilige manier om documenten op lange termijn te archiveren zonder onze eigen servers te belasten.
- Het Digitaal Archief Vlaanderen maakt overheidsinformatie raadpleegbaar voor burgers (openbaarheid van bestuur).
Voordelen
- Tijdverlies: Zoeken naar het juiste bestand of de juiste mail kost je dagelijks meer tijd dan je beseft.
- Mentale rust: Een opgeruimde digitale werkplek geeft je meer overzicht en minder stress omdat je je bestanden snel terug kan vinden.
- Milieu-impact: Dataopslag kost wereldwijd enorme hoeveelheden energie. Servers die al die data bewaren, draaien dag en nacht en verbruiken veel elektriciteit en water om ze koel te houden. Dit zorgt voor een grote CO2-uitstoot en draagt bij aan de klimaatopwarming. Hoe meer onnodige bestanden we bewaren, hoe groter onze digitale voetafdruk.
Lange termijn efficiëntie
Structurele aanpak
- Door nu grondig op te ruimen en te archiveren, voorkomen we dat deze taak jaarlijks een grote inspanning vergt
- Een goede structuur nu zorgt ervoor dat toekomstig archiveren eenvoudiger wordt
Duurzame werkwijze
- Deze opruimactie is niet eenmalig maar introduceert een nieuwe, duurzame manier van werken
- Afgesloten dossiers die niet meer actief gebruikt worden, worden meteen gearchiveerd
