Digitaal Archief Vlaanderen (DAV)
- Wat is Digitaal Archief Vlaanderen?
- Inloggen
- Dossiers en documenten opzoeken
- Dossiers raadplegen en downloaden
- Documenten raadplegen en downloaden
- Dossiers archiveren
Wat is Digitaal Archief Vlaanderen?
Digitaal Archief Vlaanderen of DAV is het centrale digitale archiefdepot van Stad en OCMW Turnhout. We noemen dit ook een e-depot. DAV garandeert dat afgesloten informatie ook op lange termijn beschikbaar blijft voor medewerkers en voor de burger. Zo zorgt DAV voor
- een beveiligde opslag;
- een raadpleegkopie, zodat verouderde bestandsformaten toch leesbaar blijven;
- een gecontroleerde toegang;
- de effectieve vernietiging van dossiers die op termijn vernietigd mogen worden.
>> terug naar boven
Inloggen
Surf naar https://digitaalarchief.vlaanderen.be en meld je aan via Itsme of e-ID. Heb je nog geen toegangsrechten, contacteer dan het Archief.
>> terug naar boven
Dossiers en documenten opzoeken
Kies in de zijbalk voor 'Archief'. Je ziet nu een lijst van alle objecten in het e-depot. Je kan nu zoeken naar specifieke dossiers of documenten door de zoekbalk en/of de filters in de zijbalk te gebruiken.
Interessante filters zijn:
- serie: het soort dossier;
- type object: een dossier, een stuk in een dossier of een leesbare representatie van dat stuk;
- datering: de openings- en/of sluitingsdatum van dossiers of de creatiedatum van documenten.
De optie 'uitgebreid zoeken' biedt de mogelijkheid om te zoeken in specifieke velden. Zo kan je zoeken op de naam van je dienst in het veld 'Trefwoord'.
Bekijk hier een presentatie over zoeken in DAV.
>> terug naar boven
Dossiers raadplegen en downloaden
Als je een dossier aanklikt, dan krijg je alle documenten (stukken) in dat dossier te zien. Ook in deze documenten kan je zoeken en/of filteren.
Een interessante filter in de zijbalk is 'path in tags', dat alle submappen binnen het dossier toont.
Bovenaan de pagina zie je de eigenschappen van het dossier, bv. het soort dossier of serie, de datering en op welke datum het dossier publiek komt te staan; diezelfde informatie vind je ook op het tabblad 'Details'.
Via een knop onderaan kan je het volledige dossier downloaden.
>> terug naar boven
Documenten raadplegen en downloaden
Je kan documenten in een dossier raadplegen door erop te klikken. Je krijgt dan de representaties van het document te zien, die bestaan meestal uit het originele bestand en een raadpleegbestand. Deze laatste kan je bekijken door erop te klikken.
Beschik je niet over een raadpleegbestand, dan kan je het originele document downloaden. Dit doe je via de knop onderaan.
Al je downloads kan je terugvinden via het icoon 'downloads' in de zijbalk.
>> terug naar boven
Dossiers archiveren
De afgesloten dossiers van je dienst of team op de netwerkschijf en op je Teams-sites archiveer je zo snel mogelijk in DAV. De hele procedure vind je overzichtelijk terug in dit schema.
De contactpersoon informatiebeheer verplaatst de afgesloten dossiers naar de juiste map op de netwerkschijf beheerd door het Archief (Archiefschijf). Het is belangrijk dat de dossiers worden gekoppeld aan de juiste serie. Vind je niet direct een geschikte serie, verwittig dan het Archief.
Schoon de dossiers: verwijder vooraf technische bestanden en voorlopige versies en dubbels van documenten. Je kan dit deels automatisch doen door de RecordsManagement Tool (RMT) te gebruiken. Zorg er ook voor dat de afgesloten dossiers volledig zijn.
Geef een seintje aan het Archief als er afgesloten dossiers klaarstaan. Het Archief zorgt dan voor het opladen in DAV en bezorgt je nadien ook een snelkoppeling die je op je netwerkschijf kan plaatsen.
Bekijk hier een presentatie over archiveren in DAV.
