Home - intranet

Informatieveiligheid

Als Stad Turnhout verwerken we een aanzienlijke hoeveelheid informatie, waaronder persoonsgegevens van burgers, medewerkers en derden. Met deze verantwoordelijkheid komt de plicht om zorgvuldig en veilig om te gaan met deze gegevens. Het is essentieel dat we allen, in onze diverse rollen, correct handelen en ons bewust zijn van de risico's die gepaard gaan met de verwerking van deze informatie.

Op deze pagina geven we meer uitleg over informatieveiligheid, de geldende regels zoals de privacywet en AVG/GDPR, welke incidenten zich kunnen voordoen, de rechten van betrokken en een aantal situaties die je als medewerker van Stad Turnhout kan tegenkomen. Dit is echter een korte samenvatting. Voor meer gedetailleerde informatie kan je dit document over informatieveiligheid raadplegen.

Heb je na het lezen van deze pagina en het document nog vragen of wil je meer informatie over hoe om te gaan met persoonsgegevens, privacy of de GDPR? Onze Data Protection Officer (DPO), Nordwin Laeveren van C-smart, staat klaar om je te helpen.

Je kunt vragen, incidenten of problemen eenvoudig aangeven door een melding aan te maken in het MIPS-systeem voor informatieveiligheid. Voor dringende zaken kan je Nordwin ook telefonisch contacteren op het nummer +32 471 88 63 80.

De medewerkers van Strategie & Beleid volgen de samenwerking met C-smart op. Loopt de afwikkeling van een vraag niet zoals gepland of krijg je geen sluitend antwoord, neem dan contact op met Joris Van Gool.

 

Inhoud

 

 

Wat is informatieveiligheid?

Informatieveiligheid houdt in dat informatie wordt beschermd tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, verlies of vernietiging. Dat gebeurt door middel van een reeks maatregelen, procedures en processen. Hierdoor blijven de privacy, integriteit en beschikbaarheid van gegevens gewaarborgd. Ook garandeer je de continuïteit van de organisatie en de dagelijkse werking.

We streven ernaar om risico's zoals ongeautoriseerde toegang of misbruik van onze informatie te minimaliseren. Dat is cruciaal voor de bescherming van gegevens en het behouden van vertrouwen bij onze burgers. Door risico's zoals cyberaanvallen en datalekken af te zwakken, verzekeren we de veiligheid van persoonsgegevens. Dit versterkt op zijn beurt de band tussen bestuur en gemeenschap, wat onmisbaar is voor onze dienstverlening. Nalatigheid in de omgang met persoonsgegevens kan resulteren in ernstige datalekken, schade aan onze reputatie en wettelijke consequenties.

Informatieveiligheid heeft invloed op elke afdeling binnen onze stad die met persoonsgegevens werkt. Een effectieve bescherming van deze gegevens vereist de samenwerking van verschillende afdelingen. Voor de toepassing van technische beveiligingsmaatregelen speelt onze ICT-dienst een cruciale rol. Daarnaast hebben organisatorische maatregelen een breder bereik binnen onze organisatie. Ze omvatten beleidsontwikkeling en bewustwording. Samen vormen ze de basis van onze informatieveiligheidsstrategie, waarbij elke dienst een belangrijke rol speelt. Dit samenwerkingsproces omvat het maken van duidelijke afspraken en het waarborgen van processen, ondersteund door passende software, om de risico's te minimaliseren.

>> terug naar boven

 

Privacy en de privacywetgeving

In de hedendaagse digitale wereld verwijst privacy voornamelijk naar het recht om zelf te bepalen welke persoonlijke informatie je deelt en met wie. Door je privacy actief te beschermen, kun je ervoor zorgen dat bepaalde aspecten van je leven afgeschermd blijven voor de buitenwereld.

 

AVG-GDPR

Binnen de Europese Unie waakt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), internationaal bekend als GDPR, over de bescherming van persoonsgegevens. De verordening eist dat we als lokaal bestuur zorgvuldig omgaan met het verzamelen, verwerken en bewaren van persoonlijke informatie en tegelijkertijd de privacyrechten van individuen respecteren.

Zo moeten we transparantie over gegevensverwerking garanderen, duidelijke informatie verstrekken over hoe de gegevens worden gebruikt en burgers mogelijkheden bieden om hun gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

De AVG, die op 25 mei 2018 van kracht werd, heeft de eerdere nationale privacywetten, waaronder de Belgische Privacywet van 8 december 1992, vervangen.

 

Verwerking Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle informatie die je direct of indirect kan gebruiken om een persoon te identificeren. Voorbeelden zijn:

  • naam;
  • adres;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • IP-adressen;
  • cookie-ID's (unieke codes om gebruikersgedrag op websites te volgen);
  • locatiegegevens (vb Informatie verzameld via GPS);
  • internetzoekgeschiedenis.

‘Verwerking’ omvat alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, doorsturen, kopiëren, bewerken en verwijderen. Organisaties die persoonlijke informatie beheren, moeten zich houden aan de privacywetgeving. Ook zijn ze aansprakelijk voor het correcte beheer van de verzamelde gegevens. Het is essentieel dat je duidelijk kan maken op welke wijze en met welk doel dit gebeurt en dat de naleving van de wettelijke voorschriften gewaarborgd moet zijn.

Rond het gebruik van persoonsgegevens geldt een aantal regels:

  • Je moet een duidelijk en specifiek doel hebben om gegevens op te vragen.
  • Je mag enkel die gegevens vragen die je nodig hebt.
  • Je mag gegevens slechts voor een beperkte duur bijhouden.

 

Daarnaast mag de verwerking enkel gebeuren wanneer aan één van de volgende voorwaarden is voldaan.

  • Je hebt toestemming gevraagd aan de betrokkene.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Bijvoorbeeld:
    •  arbeidsovereenkomst
  • Het gaat om een wettelijke verplichting. Enkele voorbeelden:
    • de foto op onze identiteitskaart en/of rijbewijs (voor herkenning);
    • de bodyscan op de luchthaven (voor de veiligheid);
    • het delen van onze bloedgroep aan de dokter vlak voor een operatie (voor de gezondheid);
  • Het is noodzakelijk om een vitaal belang te beschermen, vaak gezondheid. Bijvoorbeeld:
    • COVID pandemie;
  • De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak. Bijvoorbeeld:
    • Bewakingscamera’s op de openbare weg.

 

Let op: gegevens die worden verzameld met toestemming, mag je niet zomaar voor om het even wat gebruiken! Je mag ze enkel gebruiken voor het doel waarvoor ze werden gevraagd.

>> terug naar boven

 

Incidenten

Als lokaal bestuur moeten we volgens de regelgeving rond informatieveiligheid elk incident met betrekking tot informatieveiligheid en privacy intern melden. Ook zijn we in bepaalde situaties verplicht om de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur in te lichten en betrokken burgers te informeren over mogelijke datalekken.

Cruciaal is een incidentenprocedure die duidelijk maakt hoe en wanneer je over incidenten moet communiceren met betrokkenen, klanten en autoriteiten. Als medewerker speel je een essentiële rol in het opmerken en melden van deze incidenten.

Wanneer je incidenten vaststelt, signaleer dit met een melding in het MIPS-systeem voor informatieveiligheid. Wanneer een kritisch incident zich voordoet moet je onmiddellijk telefonisch contact opnemen met ICT en onze DPO. Medewerkers brengen ook steeds hun leidinggevende op de hoogte.

Het is belangrijk dat je incidenten meldt zodat er maatregelen kunnen worden genomen om herhaling te vermijden. Alle incidenten worden vertrouwelijk behandeld en worden ook genoteerd in een incidentenregister.

Als medewerker moet je zowel incidenten als risico’s melden.

Een incident is een gebeurtenis die de werking van het openbaar bestuur of de privacy van zijn burgers negatief beïnvloedt. Er is schade voor het bestuur of de burger.

Een risico of een bijna-incident is een gebeurtenis waarbij geen direct zichtbare schade is vast te stellen, maar die in de toekomst wel incidenten kan veroorzaken.

Onder schade verstaan we:

  • Operationeel: kan personeel nog werken? Is er schade aan bedrijfsprocessen?
  • Financieel: is er een kost verbonden aan de schade?
  • Juridisch: worden er juridische stappen genomen?
  • Compliancy: werden we op de vingers getikt door een hogere overheid?
  • Imago: wordt het bestuur in een slecht daglicht gezet?

 

Hieronder vind je enkele voorbeelden van incidenten en risico’s:

Incidenten of risico’s bij ICT

  • Je pc is geïnfecteerd met een virus of malware.
  • De stroom is uitgevallen; Brand- of waterschade aan ICT-materiaal.
  • De serverruimte is niet afgesloten; Pc’s blijven onvergrendeld aan staan.
  • Je bent je usb-stick, smartphone, tablet of laptop verloren.

 

Incidenten of risico’s bij informatietoegang

  • Je mailde per vergissing een lijst met adressen of gevoelige persoonsinformatie door naar een verkeerd adres.
  • Iemand zet je onder druk om informatie te delen met hem, waar hij eigenlijk geen recht op heeft.
  • Er komen gebruikers zonder de nodige bevoegdheid in aanraking met persoonsgegevens.
  • Dossiers blijven liggen op de printers of in openbare ruimtes.

 

Incidenten of risico’s bij de toegang tot de gebouwen

  • De deuren van het gebouw of van bepaalde ruimtes blijven ’s nachts openstaan.
  • Je stelt vast dat de alarmcode van het gebouw werd doorgegeven aan een externe.
  • Er is een inbraak geweest in een lokaal waar ook gevoelige persoonsinformatie ligt.

 

Kritische incidenten

Bij een grote impact en hoge urgentie spreken we van een kritisch incident. Vooral de impact op de gebruikers speelt hierbij een belangrijke rol. Enkele voorbeelden:

  • Een deel van de datacommunicatie van en naar de gemeente ligt plat door een storing in het netwerk.
  • Een belangrijke database blijkt corrupt te zijn.
  • Meerdere servers worden geïnfecteerd.
  • Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie van burgers worden per ongeluk op een publiek toegankelijk forum geplaatst.

Bij een kritisch incident moet je onmiddellijk telefonisch contact opnemen met ICT en onze DPO. Medewerkers brengen ook steeds hun leidinggevende op de hoogte.

>> terug naar boven

 

Rechten van betrokkenen

De AVG/GDPR beschermt niet alleen de verwerking van persoonsgegevens, maar kent ook specifieke rechten toe aan de personen wiens gegevens worden verwerkt. Wanneer je als medewerker een aanvraag voor het uitoefenen van deze rechten ontvangt, verwijs je naar formulier op website: https://www.turnhout.be/persoonsgegevens

1. Recht van inzage:

Iedereen heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die over hem of haar worden bewaard.

2. Recht op correctie:

Wanneer er foutieve informatie wordt verzameld, kan de persoon in kwestie vragen om zijn of haar gegevens te verbeteren.

3. Recht om vergeten te worden:

Iedereen kan vragen om onjuiste of oude gegevens te laten wissen, om welke reden dan ook.

4. Recht op overdracht van gegevens:

Stelt individuen in staat om hun persoonsgegevens van de ene organisatie naar de andere te verplaatsen, te kopiëren of door te geven op een veilige manier, zonder belemmering. Dit versterkt de controle van individuen over hun eigen gegevens door hen de vrijheid te geven deze naar een andere dienstverlener te brengen.

5. Recht om bezwaar in te dienen:

Iedereen kan vragen om zijn of haar gegevens niet meer te gebruiken (tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen).

6. Recht om toestemming in te trekken

Iedereen kan op elk moment een eerder gegeven toestemming intrekken en dit zonder verdere uitleg.

7. Beveiliging van de gegevens:

Wie persoonsgegevens verzamelt, is verplicht om deze streng te beveiligen.

>> terug naar boven

 

Privacyverklaring

Organisaties moeten volgens de AVG/GDPR transparant zijn over de verwerking van persoonsgegevens (artikelen 12-14). Een privacyverklaring vervult deze verplichting. Ze maakt duidelijk hoe je gegevens behandelt, met welk doel dat gebeurt en welke rechten individuen hebben als ze het niet eens zijn met de verwerking. Het doel van een privacyverklaring is om de personen die gegevens verstrekken te informeren en hen in staat te stellen geïnformeerde keuzes te maken.

In een privacyverklaring moet volgende informatie staan:

  • de contactgegevens van de organisatie;
  • welke persoonsgegevens worden verwerkt;
  • waarom persoonsgegevens worden verzameld;
  • of persoonsgegevens worden gedeeld met anderen;
  • hoe lang persoonsgegevens worden bijgehouden;
  • hoe foutieve persoonsgegevens kunnen worden verbeterd of gewist;
  • hoe gegeven toestemmingen ongedaan kunnen worden gemaakt;
  • hoe je een klacht kan indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Onze privacyverklaring vind je terug op de website https://www.turnhout.be/privacyverklaring

>> terug naar boven

 

Raadpleging gegevens uit het bevolkingsregister

De raadpleging van het bevolkingsregister voor privégebruik door medewerkers van de gemeentediensten en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is strikt verboden.

Je kan het bevolkingsregister wel raadplegen voor intern gebruik, maar hiervoor gelden bepaalde regels. De raadpleging van het bevolkingsregister door de gemeentelijke diensten en de diensten van het OCMW is slechts toegestaan voor interne doeleinden. Dat laatste betekent dat de gemeentelijke diensten de gegevens willen raadplegen in het kader van de uitvoering van een hen wettelijk of decretaal opgelegde taak. Gevallen waarbij de gemeentelijke diensten de bevolkingsregisters raadplegen voor duidelijk ‘interne doeleinden’ moeten geen  onderwerp uitmaken van een collegebeslissing.

Andere vormen van interne raadpleging:

  • De raadpleging van bevolkingsregisters door gemeentebesturen voor specifieke communicatie, zoals het aanschrijven van jubilarissen of nieuwe bewoners, moet onderdeel zijn van een vastgesteld beleid en mag niet op persoonlijk initiatief gebeuren. Hiervoor is een besluit nodig van het college van burgemeester en schepenen. Dat besluit moet gebaseerd zijn op algemeen belang. Het gebruik van persoonsgegevens moet proportioneel zijn, waarbij de voorkeur gaat naar minder privacygevoelige communicatiemethoden. Je moet elke beslissing duidelijk motiveren binnen het kader van het beleid.
  • Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kan je vrij raadplegen indien dit gebeurt in het kader van genealogische, historische of andere wetenschappelijk doeleinden.

De personen die de registers willen raadplegen, moeten aantonen dat de raadpleging in het kader van hun opdracht gebeurt.

Bij twijfel, voor hulp of met vragen over dit onderwerp kan je steeds advies vragen aan de DPO via een melding in het MIPS-systeem voor informatieveiligheid.

>> terug naar boven

 

Verwerkersovereenkomsten en protocollen

Wanneer Stad Turnhout een externe partij inschakelt om persoonsgegevens te verwerken, is een verwerkersovereenkomst (VWO) noodzakelijk. Bijvoorbeeld, als een IT-bedrijf toegang heeft tot persoonsgegevens voor het onderhoud van systemen, moet er een VWO worden opgesteld. De VWO stelt dan duidelijke eisen aan deze externe verwerkers over hoe zij met deze gegevens moeten omgaan. Dat zorgt er voor dat de verwerking veilig en volgens de privacywetgeving gebeurt. Een VWO legt de rollen, verantwoordelijkheden, en verplichtingen rond de verwerking van persoonsgegevens duidelijk vast, in overeenstemming met de AVG.

Er zijn twee mogelijke routes voor het behandelen van een verwerkersovereenkomst (VWO). In beide gevallen moet je de VWO altijd behandelen als garantie dat je aan de privacyregelgeving voldoet.

In de meeste gevallen beschikt de leverancier al over een VWO, omdat zij deze vaak ook voor andere organisaties of lokale besturen nodig hebben. De leverancier kan dan de bestaande VWO aanleveren. Wanneer je een VWO van een leverancier ontvangt, moet je deze via het MIPS-systeem onder informatieveiligheidsmeldingen aan de DPO bezorgen. De DPO controleert de VWO, geeft advies en agendeert de overeenkomst in e-besluit.

In het geval dat de leverancier geen VWO heeft, kan Stad Turnhout zelf een VWO opstellen in samenwerking met de leverancier. Hiervoor moet je een MIPS-melding aanmaken, zodat de DPO op de hoogte is dat er een VWO moet worden opgesteld. De DPO maakt vervolgens de VWO op in samenwerking met de leverancier en agendeert de overeenkomst in e-besluit.

>> terug naar boven

 

Nieuwsbrieven en andere mailings

Bij het opstarten van nieuwe projecten binnen het bestuur kan de verleiding groot zijn om direct gebruik te maken van bestaande contactgegevens. De privacywetgeving stelt echter duidelijke eisen aan hoe en wanneer je deze gegevens mag gebruiken.

Het algemeen uitgangspunt is dat individuen expliciete toestemming moeten hebben gegeven voor het soort communicatie dat zij ontvangen. Dit betekent dat je contacten die zich bijvoorbeeld hebben aangemeld voor nieuwsbrieven over bibliotheekactiviteiten, niet zomaar mag benaderen voor kinderopvanginitiatieven zonder hun uitdrukkelijke toestemming. Voor vragen over het correct formuleren van toestemmingsverzoeken kun je altijd terecht bij de DPO.

Bij Stad Turnhout sturen we in het geval van een bestaande lijst met contacten die zijn verzameld via diverse kanalen, een eenmalige mail waarbij je expliciet toestemming vraagt voor de onderwerpen waarover zij willen worden benaderd. Deze communicatie verloopt altijd via het vertrouwde mailsysteem Flexmail, dat wordt gebruikt door de communicatiedienst. Dit zorgt ervoor dat we een duidelijk overzicht behouden van de gegeven toestemmingen, in lijn met de eisen van de privacywetgeving.

>> terug naar boven

 

Toestemming voor gebruik van gegevens

Toestemming is elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee iemand door een ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens aanvaardt.

  • Vrije toestemming: De betrokkene heeft een echte keuze; toestemming is niet onder dwang.
  • Specifieke toestemming: Gericht op een duidelijk en precies doel; geen algemene toestemming voor meerdere doelen.
  • Geïnformeerde toestemming: De betrokkene is volledig op de hoogte van de gegevensverwerking en begrijpt waarvoor toestemming wordt gegeven.
  • Ondubbelzinnige toestemming: De wilsuiting is duidelijk en laat geen ruimte voor twijfel; het is duidelijk dat de betrokkene akkoord gaat.
  • Actieve handeling: De toestemming wordt uitgedrukt door een bewuste actie, zoals het aanvinken van een vakje of het ondertekenen van een document.

 

Voorwaarden

Een toestemming moet voldoen aan een aantal voorwaarden:

  • Je moet als organisatie kunnen aantonen dat iemand zijn toestemming heeft gegeven.
  • Als de toestemming een deel is van een ruimere tekst (bv. huishoudelijk reglement) dan moet je in de tekst duidelijk en begrijpelijk aangeven dat je ook toestemming vraagt om gegevens te verwerken. De persoon moet het onderscheid kunnen maken.
  • Mensen moeten hun toestemming altijd en gemakkelijk kunnen intrekken.
  • Je mag de toestemming niet vastkoppelen aan een overeenkomst als de verwerking van de gegevens niet noodzakelijk is voor de rest van de overeenkomst.
  • Bij kinderen onder 16 jaar moet je altijd toestemming van de ouders (of voogd) vragen en je moet moeite doen om aan te tonen dat deze personen effectief het ouderlijk gezag hebben.

 

Voorbeelden

  • inschrijven voor een nieuwsbrief;
  • het gebruik van cookies op een website;
  • aanmelden op een openbare wifi;
  • het nemen en publiceren van foto’s.

 

Schriftelijk of mondeling?

Omdat de bewijslast bij het bestuur ligt, vraag je best schriftelijke toestemming. Mondelinge of stilzwijgende toestemming, zoals bij bewust poseren voor een foto, is ook geldig als deze ondubbelzinnig is. Omdat het moeilijk is om dergelijke toestemming te bewijzen, adviseert het bestuur echter dat je schriftelijke toestemming verkrijgt.

Schriftelijke toestemming kan worden gegeven via een fysiek document, maar het kan ook elektronisch, bijvoorbeeld via e-mail of door het aanvinken van een vakje in een online formulier.

Denk aan het volgende wanneer je toestemming vraagt:

  • Informeer zo duidelijk mogelijk wat het doel is waarvoor je gegevens verzamelt.
  • Verwijs steeds naar de privacyverklaring van het bestuur. Daarin staan standaard een aantal verplichte vermeldingen waarover je de betrokkene moet informeren.
  • Vermeld steeds dat de betrokkene het recht heeft om op elk moment zijn toestemming in te trekken.
  • Vul het goedkeuringsvakje niet vooraf in. De betrokkene moet dit zelf kunnen doen (‘opt in’).
  • Als je gegevens verzamelt van kinderen jonger dan 13 jaar gaat, zorg je er voor dat de ouders of voogd ondertekenen.

Je mag de toestemming opnemen in een lange tekst zoals een huishoudelijk reglement of een aanmeldingsformulier. Je moet er dan wel op letten dat het voor de persoon duidelijk is dat

  • hij of zij toestemming geeft (geen kleine lettertjes);
  • de toestemming ook afzonderlijk kan worden gegeven.

 

Voorbeeld toestemmingsclausule

Voor het uitwerken van een specifieke toestemmingsclausule kan je steeds terecht bij onze DPO.

Toestemming één doel

  • Ik geef toestemming dat het bestuur mijn persoonlijke gegevens verder verwerkt voor het verzenden van nieuwsbrieven conform de privacyverklaring.

 

Toestemming meerdere doelen

Ik geef toestemming dat het bestuur mijn persoonlijke gegevens verder verwerkt conform de privacyverklaring voor

  • het verzenden van nieuwsbrieven, waarvoor ik me inschreef;
  • het verzenden van communicatie over thema’s die aansluiten bij de inhoud van deze nieuwsbrieven;
  • het verzenden van informatie over alle zaken in het kader van de dienstverlening van ons bestuur.
>> terug naar boven

 

Recht op afbeelding

In principe moet je altijd toestemming vragen om een afbeelding van iemand te maken. Volgens de AVG/GDPR is iedere persoon eigenaar van zijn of haar eigen portret. Concreet betekent dit dat alleen de persoon zelf kan beslissen of van hem of haar een afbeelding mag worden genomen en gebruikt. Je moet daarom de toestemming vragen om een afbeelding te nemen. Eens je die toestemming hebt, wil dit nog niet zeggen dat je de genomen afbeelding mag publiceren of verspreiden. Beide staan los van elkaar. Je moet voor het publiceren of verspreiden apart toestemming vragen.

Voor zogenaamde ‘niet-gerichte’ of indirecte beelden heb je geen toestemming nodig. Wat nu precies ‘gericht’ en ‘niet-gericht’ is, hangt sterk af van de context en wordt geval per geval bekeken.

  • Gerichte beelden focussen op individuen of groepen in een specifieke context, zoals geposeerde foto's.
  • Niet-gerichte beelden leggen algemene, spontane situaties vast zonder specifieke personen te benadrukken, zoals sfeerbeelden van evenementen of openbare plaatsen waarbij personen niet het hoofdonderwerp zijn.

Let wel op met het publiceren of verspreiden van deze foto’s wanneer personen herkenbaar zijn. Dan vraag je best wel toestemming.

 

Openbare evenementen

Informeer bezoekers vooraf dat er foto’s kunnen worden gemaakt. Bv. op de website, in een folder van het evenement, met affiches op het evenement zelf. Als je ‘directe foto’s’ neemt, vraag toestemming.

 

Wat als iemand geen toestemming geeft?

In het geval dat iemand geen toestemming geeft om herkenbaar in beeld te worden gebracht, moet je hier uiteraard rekening mee houden. Dit kan bv. door middel van het aanbrengen van een bepaald visueel element (sticker, polsband,..) op grotere evenementen.

 

Publicatie op grote schaal

Als je een foto wil gebruiken op de cover van het gemeentelijk informatieblad, op een affiche of brochure die op grote schaal wordt verspreid, vraag je best bijkomend toestemming aan de betrokkene voor het gebruik van de foto hiervoor.

Of beter, gebruik de beelddatabank. Turnhout beschikt over een beelddatabank van ongeveer 57 000 foto’s. Hieruit kunnen foto’s worden gebruikt voor publicaties. Kies hiervoor foto’s met de tag GDPR, dan ben je zeker dat de toestemmingen in orde zijn.

 

Voorbeelden toestemmingsclausule

 

Voorbeeld toestemming algemeen

  • Ik geef toestemming aan het bestuur om foto’s en/of videobeelden op te nemen <tijdens de activiteiten/in het kader van de werking van …> en dat deze beelden kunnen worden gepubliceerd voor zowel interne doeleinden als voor communicatie met het publiek via alle communicatiekanalen van het bestuur zoals de website, het informatieblad, affiches, flyers, het intranet en diverse sociale mediakanalen.

 

Voorbeeld toestemming gesplitst

  • Ik geef toestemming aan het bestuur om foto’s en/of videobeelden op te nemen <tijdens de activiteiten/in het kader van de werking van … >
  • Deze beelden mogen gepubliceerd worden voor
    • interne doeleinden zoals de communicatie met andere deelnemers, familieleden en personeelsleden;
    • communicatie met het publiek via alle communicatiekanalen van het bestuur zoals de website, het informatieblad, affiches, flyers, en diverse sociale mediakanalen.
>> terug naar boven

Documenten

Contact

created by Tobania