Klasseren, selecteren, archiveren

Elke medewerker houdt zijn dossiers en documenten op orde door te klasseren, te selecteren en te archiveren.
Elke dienst beschikt ook over twee contactpersonen informatiebeheer.
Je kan steeds bij het Archief terecht voor ondersteuning rond klasseren, selecteren en archiveren.

Klasseer je documenten in een logische mappenstructuur op de gemeenschappelijke netwerkschijf van je dienst.
Zorg voor een genummerde hoofdindeling volgens de richtlijnen van het Archief
Vraag ICT om de lees- en schrijfrechten in te stellen
Werk steeds met digitale dossiers, niet met losse documenten.
Plaats documentatie steeds apart; het gaat dan om documenten die je louter ter info hebt ontvangen en verzameld
Zorg voor begrijpbare map- en documentnamen, inclusief de versie van het document
Klasseer ook belangrijke e-mails en afgewerkte dossiers uit Teams in de mappenstructuur.
Pas hetzelfde klassement toe voor je papieren dossiers …
Lees hier een artikel uit Nipt over digitaal klasseren.
Lees hier een artikel uit Nipt over het klasseren van e-mails.

Berg afgesloten papieren dossiers zo snel mogelijk op in dossiermappen en in archiefdozen en breng ze naar een geschikt archieflokaal.
Een geschikt archieflokaal:
- is droog en proper;
- kan worden afgesloten;
- bevat genummerde rekken waarin op een ordelijke manier archiefdozen en kaften kunnen worden geplaatst;
- wordt niet gebruikt voor het opslaan van voorwerpen, gereedschap, drukwerk.
Kleef op de archiefdozen een etiket met de naam van je dienst en een volgnummer; deze etiketten kan je aanvragen bij het Archief.
Noteer de titel, datering, omvang van het dossier, de juiste serie en het juiste doosnummer steeds in de dossierlijst van je dienst.
De juiste serie kopieer je uit het 'serieregister'. Kies de series die betrekking hebben op jouw dienst. Let op: er bestaan ook documenten die bij alle diensten voorkomen.
Vind je een bepaalde 'serie' niet terug, contacteer dan het Archief.
Lees hier een artikel uit Nipt over het archieflokaal.

Het Serieregister bevat voor elk type dossier een 'bewaartermijn' en een uiteindelijke 'bestemming':
- De wettelijke of administratieve bewaartermijn bepaalt hoelang dossiers beschikbaar moeten blijven eens ze zijn afgesloten
- De bestemming bepaalt of dossiers na deze termijn mogen vernietigd worden of permanent bewaard moeten blijven bij het Archief
Organiseer jaarlijks een 'trash day' waarbij je op basis van het Serieregister je afgesloten dossiers vernietigt of archiveert
Vernietig enkel na toestemming van het Archief.
- Het Archief houdt de nodige info bij over elke vernietiging: de serie, de omvang en de datering.
- Documenten die je louter ter info hebt ontvangen en verzameld (documentatie) mag je steeds vernietigen.
Gebruik voor de vernietiging van papieren dossiers altijd de gesloten blauwe papiercontainers; gooi ze niet bij het gewone papier.
- De blauwe papiercontainers worden vierwekelijks op locatie geledigd in een speciaal daartoe uitgeruste vrachtwagen. De inhoud wordt nog diezelfde dag onder strikte controle versnipperd.
- Materiaal dat in de container mag: schrijfpapier, kopieerpapier, computerlistings, drukwerk, dossiers (zonder metalen of plastic ringen), kartonnen mappen (< 180 g), steekkaarten.

Afgesloten dossiers draag je zo snel mogelijk over aan het Archief. Je doet dit best jaarlijks.
Papieren dossiers draag je over door het stappenplan te volgen en een overdrachtslijst in te vullen.
Digitale dossiers archiveer je in het Digitaal Archief Vlaanderen (DAV).

Onderaan vind je een e-cursus rond archief.
Contactpersonen informatiebeheer kunnen terecht op de Teamssite 'Netwerk informatiebeheer'.
Met verdere vragen kan je terecht bij het Archief, archief@turnhout.be, 014 44 33 84.

Documenten