Een stagiair op jouw dienst?

De procedure voor het organiseren van stages wordt voor alle diensten op dezelfde manier vastgelegd. Voortaan vragen we aan elke stagiair om zich aan te melden via de jobsite van Stad en OCMW, zodat alle nodige en nuttige info standaard beschikbaar is. Komt een stagiair zich rechtstreeks bij jou of je dienst aanmelden? Lees dan onder 'Rechtstreeks bij de diensten' wat je moet doen.

Procedure

Stap 1

De stagiair meldt zich aan via jobsite van Stad en OCMW Turnhout.

Stap 2

Personeelspunt stuurt de vraag door naar leidinggevenden.

Stap 3

Geïnteresseerde leidinggevenden sturen binnen de 7 dagen een positieve reactie naar Personeelspunt. Als een snellere reactie nodig is, wordt dat vermeld in de mail.

Stap 4

Als er meerdere diensten geïnteresseerd zijn, worden er gesprekken ingepland tussen stagiair en leidinggevende. Personeelspunt coördineert de planning. Uiteindelijk kiest de stagiair wat hem het meest interesseert.

Stap 5

Alle administratie en voorbereidingen worden in orde gebracht door:

1. de leidinggevende

• informeert de personeelsdienst zo snel mogelijk (als die info nog niet bekend was) over:
  • naam stagiair(e)
  • exacte data stageperiode (en tewerkstellingsbreuk)
  • opleiding / school
  • werkplek

  • naam stagebegeleider (intern)

• vult het stagecontract van de opleidingsinstantie verder aan en bezorgt dat aan Personeelspunt. Volgende info is daarin opgenomen:
  
  • gegevens opleidingsinstantie
  • gegevens student
  • takenpakket
  • uurrooster
  • handtekening stagiair
    
    
• maakt een werkpostfiche op
  
  
• zorgt ervoor dat de student vóór hij start een papier ondertekent over de vertrouwelijkheid van informatie. Dat document kun je hier downloaden of opvragen bij Personeelspunt.
  
  
• maakt verdere afspraken over werkmaterialen met de aanleverende diensten (ICT, Facility Management ...).

2. Personeelspunt

• maakt een besluit op voor de algemeen directeur ter kennisgeving van de stage.
• laat de werkpostfiche controleren door de interne preventieadviseur.
• zorgt dat het stagecontract wordt ondertekend: 
  • bij de Stad: door de burgemeester en de algemeen directeur
  • bij het OCMW: door de algemeen directeur
• bewaakt het proces van toewijzing van cadeaubonnen.

Stap 6

De stagiair doorloopt zijn stage.

Stap 7

Na een positieve evaluatie van de stage, kan de leidinggevende een cadeaubon ophalen bij Personeelspunt.

Voorwaarden voor een cadeaubon

Om aanspraak te maken op een cadeaubon moet er voldaan zijn aan volgende voorwaarden:

• de stageperiode duurt minstens 30 kalenderdagen.
• de verzekering van de stagiair is door een externe organisatie geregeld.
• de stagiair is geen medewerker van Stad en OCMW Turnhout.
• de stagiair beëindigde de stageperiode met een positieve beoordeling van zijn/haar stagebegeleider.

Alleen wanneer de stage volgens bovenstaande procedure geregeld is, kan de leidinggevende een cadeaubon ophalen. Als Personeelspunt niet op de hoogte is van de stage, wordt er geen cadeaubon voorzien.

Rechtstreeks bij de diensten

Als een geschikte stagiair zich toch rechtstreeks bij jou of jouw dienst aanmeldt, verwijs hem dan door naar het aanmeldingsformulier op onze jobsite. Zo wordt het bovenstaande proces automatisch in werking gezet en kan de stagiair na afloop van de stageperiode aanspraak maken op een cadeaubon. Bovendien heeft Personeelspunt zo alle juiste gegevens om de administratie in orde te brengen.

Wil je graag proactief inzetten op stagiairs?

Laat aan Personeelspunt weten in welke periode je graag een stagiair wilt op je dienst en vermeld welke taken hij zal moeten opnemen. Personeelspunt zal dan een oproep lanceren bij de relevante opleidingsinstanties.