Wat met papieren dossiers?

Hoe papieren dossiers archiveren?

Stap 1: Verwijder alle exacte dubbels, blanco formulieren en schadelijke materialen

Exacte dubbels zijn kopieën waar geen informatie is aan toegevoegd.

Schadelijke materialen zijn: paperclips, elastiekjes, plastic mappen, ringmappen – vervang deze door een documentvriendelijk hechtsysteem (Jalema Clipex: te verkrijgen bij Facility management, bestelbonteam@ocmwturnhout.be), post-it’s, hangmappen.

Vernietigen? Nee!

Verwijder of vernietig echter geen documenten zonder toelating van het Archief.

Maak geen eigen inschatting over welke bestanden vernietigd moeten worden. "Niet interessant" of "niet meer relevant" zijn geen geldige redenen voor verwijdering.
Noteer in de overdrachtslijst voor alle dossiermappen, ook zeer oude, de juiste archiveringsserie. De serie bepaalt automatisch de bewaartermijn van het document.
Wanneer de officiële bewaartermijn van een bestand is verlopen, zal de archiefdienst contact met je opnemen om te bevestigen of deze specifieke bestanden inderdaad vernietigd mogen worden.
Na goedkeuring voor vernietiging wordt dit geregistreerd in het vernietigingsregister door de archiefmedewerker.
- Het Archief houdt de nodige info bij over elke vernietiging: de serie, de omvang en de datering.
  - Documenten die je louter ter info hebt ontvangen en verzameld (documentatie) mag je steeds vernietigen.

Voor de vernietiging van papieren dossiers gebruiken we altijd de gesloten blauwe papiercontainers. Ze worden niet bij het gewone papier gegooid.

Stap 2: Orden de dossiers per serie

Alle dossiers met een bewaartermijn van 5 jaar of langer moeten naar het Archief overgebracht worden, ongeacht de uiteindelijke bestemming (bewaren of vernietigen). Raadpleeg hiervoor het serieregister. Ga na of de dossiers volledig zijn en of alle dossiers aanwezig zijn. Voeg eventueel documenten of dossiers toe die zich nog bij een collega of op een andere plaats bevinden. Laat in ieder geval de oorspronkelijke volgorde van de dossiers intact.

Stap 3: Verpak de dossiers in zuurvrije mappen en archiefdozen

Zuurvrije mappen en dozen zijn te verkrijgen bij Facility management, bestelbonteam@ocmwturnhout.be). Breng vooraf het Archief op de hoogte als je documenten of registers wil overdragen die te groot zijn voor deze standaarddoos. Vouw de archiefdozen zo dat de witte (zuurvrije) zijde zich binnenin bevindt. Vul de archiefdozen steeds voldoende, maar de doos mag niet bol staan. Laat een handdikte ruimte vrij.

Archiefdozen (per 50 stuks)

Deze dozen zijn geschikt voor de documenten in A4-formaat. Heb je grotere formaten, contacteer dan het Stadsarchief.

Vouw de dozen zo dat de witte (zuurvrije) kant aan de binnenkant komt.
Vergeet niet om aan beide korte kanten het vierkantje (vingergat) om te vouwen.
Plooi daarna de twee opstaande flappen naar binnen.

Bindsysteem (doos met 100 stuks)

Bind documenten die uit een classeur komen altijd samen met Jalema Clipex vóór je ze in een archiefdoos stopt. Op die manier blijven de documenten op volgorde. Gebruik geen andere systemen, omdat die kunnen roesten of mogelijk weekmakers bevatten.

Het bindsysteem bestaat uit 3 delen.

Steek de witte beugel door het groene latje en daarna van bovenaf door de documenten.
Draai de documenten om en maak het groene buisje vast.
Trek daarna aan de witte beugel en haak de groene buisjes vast aan het groene latje.

Een dik pak documenten zul je in twee helften moeten verdelen, die je elk op hun beurt vastmaakt.

Omslagpapier (250 stuks) of dossiermappen (50 stuks)

Zorg voor extra bescherming door een vel zuurvrij omslagpapier rond elk dossier te vouwen. Dat doe je door eerst het omslagpapier links van de documenten precies over de documenten te leggen. Doe dat daarna nog eens met het overschot aan omslagpapier rechts. Voor dunnere dossiers kun je ook gevouwen dossiermappen gebruiken.

Schuif het verpakte dossier in de archiefdoos. Zorg ervoor dat de opening van het dossier zich aan de rechterkant bevindt. Op die manier kan het makkelijk geopend worden.

Doosetiketten (10 stuks)

Schrijf niets op de archiefdozen maar gebruik altijd de voorgedrukte doosetiketten die je krijgt van het Archief. De doosetiketten moeten eerst aangevraag worden bij het Archief. Er wordt dan onderling afgesproken wat er op het etiket moet komen. Je kleeft ze onder het vingergat, met de sluiting van de doos rechts. Heb je nog geen etiketten ontvangen, schrijf dan voorlopig het doosnummer of de dossiernummers in potlood onder het vingergat.

Stap 4: Nummer de mappen in potlood doorlopend van 1 tot …

Elke map krijgt een volgnummer. Noteer begin- en eindnummer van de mappen in elke doos op de doos (bv. 1-3, 45, …) Gebruik enkel een potlood en schrijf geen andere gegevens op de dozen.

Stap 5: Overdracht aan het Archief

Vul de Overdrachtlijst in (naamgeving: “[naam dienst]_[huidig jaar]”) en stuur deze per mail door naar archief@turnhout.be. Vermeld bij “onderwerp” van de e-mail “overdracht” + de naam van je dienst

Er wordt vervolgens een afspraak gemaakt met het Archief om de archiefstukken op te halen.

Algemene informatie

Dienst/instelling: naam van je dienst of instelling
Datum: datum van de aanvraag
Contactpersoon: voornaam, familienaam en functie van de persoon die de overdracht coördineert
Titel: naam van de dienst of naam van de serie of van het project waar de dossiers betrekking op hebben
Omvang medium: aantal archiefdozen
Archiefvormer: naam van de dienst of instelling die het Archief oorspronkelijk heeft aangemaakt als die verschilt van de huidige dienst
Selectie: soorten dossiers of documenten die zijn verwijderd omdat ze in aanmerking komen voor vernietiging

Overdrachtslijst

Nummer: het volgnummer vanaf 1
Serie: de serie uit het Serieregister waartoe het dossier behoort
Beschrijving: de specifieke benaming van elk dossier
Beginjaar: jaar van het oudste document in elk dossier
Eindjaar: jaar van het jongste document in elk dossier
Omvang en medium: aantal archiefdozen of omslagen

Stap 6: Ontvangstbevestiging van het Archief

Je ontvangt een ontvangstbevesting van het Archief.

Containers vertrouwelijk papier

Op diverse locaties binnen de stedelijke organisatie staan blauwe containers waarin documenten en prints met persoonlijke informatie en andere privacygevoelige en vertrouwelijke gegevens op een veilige manier kunnen afgevoerd worden. Gooi zulke documenten niet bij het gewone papier.
Deze containers worden maandelijks op locatie geledigd in een speciaal daartoe uitgeruste vrachtwagen en nog diezelfde dag onder strikte controle versnipperd. De ophaaldata worden regelmatig meegedeeld via een nieuwsbericht.
Hoe lang je documenten moet bewaren, vind je hier terug.
Volgend materiaal mag in de container: schrijfpapier, kopieerpapier, computerlistings, drukwerk, dossiers (zonder metalen of plastic ringen), kartonnen mappen (< 180 g), steekkaarten.
Vul de container volledig voor je hem omruilt met een leeg exemplaar in de kelder van het Stadskantoor.
Wanneer je een grote opruimactie doet en grote hoeveelheden papier wilt verwijderen, stem dan eerst af met het Stadsarchief. De container kan dan met een sleutel worden opengemaakt zodat niet alles via de smalle gleuf moet worden weggewerkt. Indien nodig kunnen extra containers worden voorzien of wordt een extra ophaalronde georganiseerd. Neem hiervoor tijdig contact op met Facility Management (Tom Lemmens).

Vragen

Met verdere vragen kan je terecht bij het Archief, archief@turnhout.be, 014 44 33 84.