Digitale werkplek

Onze organisatie bouwt aan een moderne digitale werkplek die ons toelaat flexibeler, efficienter en beter samen te werken - altijd en overal. Het bouwen aan deze digitale werkplek gaat in fases. Dat maakt het behapbaarder en gemakkelijker te implementeren. 

Tijdlijn naar de digitale werkplekOpruimen 

We organiseren een opruimactie "schone schijfweken" van 16 juni tot en met 11 juli. Tijdens deze weken moeten alle medewerkers aan de slag met het opruimen van hun persoonlijke en dienstnetwerkschijven. Hoe je dat moet doen? Je vindt hier concrete instructies. 

Archiveren

De archiefdienst plant met elke dienst een archief-kickoff tussen juli en september. Ter voorbereiding moeten jullie de schijven opgeruimd hebben — maar dat hebben jullie natuurlijk tijdens de “schone schijfweken" al gedaan ?. Tijdens deze meeting krijgen jullie een korte uitleg (30 min) over hoe je moet archiveren naar een tijdelijke archiefschijf. Daarna gaan jullie onder begeleiding van een archiefmedewerker 1,5 uur aan de slag met archiveren. Zo kunnen jullie daarna zelfstandig verder archiveren aan de hand van de instructies. Een vervolgmeeting zal ingepland worden. 

OneDrive 

Tijdens het eerste weekend van september zal onze ICT dienst alle bestanden van de persoonlijke netwerkschijven overzetten naar OneDrive. Je OneDrive wordt dus dé plek voor het opslaan van persoonlijke werkgerelateerde bestanden. Je persoonlijke netwerkschijf zal nog een maand als read-only beschikbaar zijn en zal daarna verdwijnen.

Waarom is dit handig voor jou?

• Je kunt voortaan bij je bestanden waar je ook bent - thuis, onderweg of op kantoor
• Het werkt bijna hetzelfde als je gewend bent, dus weinig gedoe
• Je documenten zijn veiliger opgeslagen en je raakt niets meer kwijt
• Je kan teruggaan naar vorige versies
• Je kunt makkelijker tijdelijke bestanden delen met collega's

En wat heeft de organisatie hieraan? Door minder gebruik te maken van de oude netwerkschijven kunnen we flink besparen op kosten voor opslag. Dat geld kunnen we weer investeren in andere handige tools die jouw werk makkelijker maken!

Wat merk je hiervan? Niet zoveel! Je zult je bestanden gewoon kunnen blijven vinden en gebruiken in je verkenner. Ze worden vanaf dan gewoon gesynchroniseerd met de Cloud. We helpen je natuurlijk bij deze overstap met de nodige ondersteuning.

Intranet 

Het nieuwe intranet wordt de toegangspoort tot de digitale werkplek met alle nodige tools en informatie binnen handbereik. Volg hier het intranetproject op de voet. 

Archiveren vervolg

In het najaar komen de archiefmedewerkers nog eens terug naar jullie dienst. Lopen jullie nog ergens tegenaan bij het archiveren? Heb je nog vragen? Dan kan je deze nu stellen. Daarnaast lichten ze ook het gebruik van het Digitaal Archief Vlaanderen toe. 

SharePoint

Zo komen we uiteindelijk bij het doel van onze opruim- en archiveringsinspanningen: met een propere lei aan de overstap van dienstnetwerkschijven naar SharePoint beginnen.

Wat betekent deze overstap voor jou?

• Je kunt straks overal bij je bestanden, niet alleen op kantoor
• Eenvoudig documenten delen met collega’s en externen
• Makkelijker samenwerken aan documenten, zelfs tegelijkertijd
• Geen gedoe meer met "waar staat dat bestand ook alweer?"
• Sneller werken zonder technische problemen

Misschien klinkt deze verandering een beetje eng? Geen nood, we doen dit in kleine stapjes en voorzien voldoende hulp onderweg.

Opleidingen Microsoft Tools

We zullen eind 2025 en de volgende jaren opleidingen voorzien voor alle Microsoft 365 tools zoals Outlook, Teams, OneNote, OneDrive en SharePoint.

Heb je vragen of wil je alvast meer weten? Loop even binnen bij de ICT-afdeling of maak een MIPS melding aan. We helpen je graag!