Eerste hulp bij digitaal archiveren
Hoe moet ik digitaal archiveren?
Stap 1: knippen en plakken naar archief map
Wat archiveren in 2025?
Alle dossiers die méér dan 2 jaar zijn afgesloten moeten worden gearchiveerd, TENZIJ je ze nog regelmatig raadpleegt. Veelgebruikte documenten kun je beter op de netwerkschijf houden omdat ze in het Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) wat trager te openen zijn. Wil je meer weten over waarom we dit doen? Neem dan hier een kijkje.
Hoe gaan we te werk?
- Je krijgt toegang tot de archiefschijf van je dienst via je verkenner (\\dataserver01.intern.turnhout.be\Digitaal_Archief)
- Een archiefmedewerker komt langs om je team op weg te helpen (reken op 2-3 uur)
- Bereid je voor door Stap 1 en 2 al af te ronden vóór deze afspraak
- Knip en plak afgesloten digitale dossiers naar de juiste serie op de archiefschijf
- Stuur een seintje naar een archiefmedewerker wanneer je klaar bent
Wat gebeurt er daarna?
- De archiefmedewerker laadt je dossiers op in het Digitaal Archief Vlaanderen (meestal binnen 2 dagen). Dossiers zullen niet van de archiefschijf gewist worden totdat ze opgeladen zijn in het DAV.
- Je ontvangt een snelkoppeling naar je gearchiveerde dossiers in het DAV zodat je deze snel kan terugvinden.
- Plaats deze snelkoppeling in de oorspronkelijke map op je netwerkschijf
Vernietigen? Nee!
Bij het overzetten van bestanden naar de archiefschijf is het belangrijk om het volgende te weten:
- Maak geen eigen inschatting over welke bestanden vernietigd moeten worden. "Niet interessant" of "niet meer relevant" zijn geen geldige redenen voor verwijdering.
- Plaats alle bestanden, ook zeer oude, in de juiste archiveringsserie. De serie bepaalt automatisch de bewaartermijn van het document.
- Wanneer de officiële bewaartermijn van een bestand is verlopen, zal het Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) bij het opladen een melding genereren dat het document vernietigd mag worden.
- De archiefdienst neemt vervolgens contact met je op om te bevestigen of deze specifieke bestanden inderdaad vernietigd mogen worden.
- Na goedkeuring voor vernietiging wordt dit geregistreerd in het "bewijs van wissing" register door de archiefmedewerker.
Series, wat is dat?
Binnen het Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) worden documenten gearchiveerd volgens "series" - dit zijn categorieën van dossiers met vergelijkbare inhoud en bewaartermijnen. Voor alle informatie gelinkt aan een serie kan je in het serieregister terecht. Hier kan je de algemene series en de dienst gerelateerde series terugvinden.
Serieregister: belangrijke kenmerken
Inhoud en categorisering
- Elke serie bevat een omschrijving van de soorten dossiers die hieronder vallen
- Er bestaan algemene series voor alle diensten én dienstspecifieke series
Bewaartermijnen
- Elke serie heeft een wettelijke en/of administratieve bewaartermijn
- Bewaartermijnen kunnen indien nodig verlengd worden
Bestemming na bewaartermijn
- Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn wordt bepaald wat er met het dossier gebeurt
- Voorbeelden van bestemmingen: 10V: vernietigen na 10 jaar of 10B: permanent bewaren na 10 jaar (voor o.a. onderzoeksdoeleinden)
- Het Archief verzorgt deze verdere verwerking automatisch
Toegangsniveaus
Elke serie heeft een bepaald toegangsniveau:
- Publiek: ook raadpleegbaar door buitenstaanders
- Intern: zichtbaar voor iedereen binnen de organisatie
- Vertrouwelijk/Geheim: beperkte toegang
Officiële goedkeuring
- De series zijn goedgekeurd door de Vlaamse overheid
- Alle series zijn vastgelegd in het Serieregister
Flexibiliteit
- Het is mogelijk om nieuwe series aan te vragen als bepaalde informatie niet in bestaande series past
- Het serieregister is een levend systeem dat meegroeit met onze concrete noden
- Aanvragen voor nieuwe series kunnen worden ingediend bij het Archief
- Elke 5 jaar herziet het Archief alle series
Het is dus belangrijk om je documenten onder de juiste series te plaatsen anders worden ze mogelijk niet lang genoeg bewaard of kunnen burgers vertrouwelijke informatie te zien krijgen. De medewerkers van het Archief kijken altijd na of de informatie onder de juiste serie staat alvorens deze op het DAV te publiceren. Twijfel je toch? Hou je vraag bij tot het archiveringsmoment van jouw dienst met een archiefmedewerker.
Stap 2: werken met Digitaal Archief Vlaanderen (DAV)
Wat is het?
Het Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) is een digitaal archiefdepot. Het is een dienstverlening van de Vlaamse Overheid met als doelstelling een oplossing te bieden aan overheden om afgesloten overheidsinformatie op lange termijn te beheren, veilig te bewaren en beschikbaar te stellen voor zowel medewerkers als burgers. Als medewerker van Stad Turnhout krijg je toegang tot het Digitaal Archief Vlaanderen zodat je de gearchiveerde informatie daar kan raadplegen.
Wettelijke basis
Als overheid is Stad Turnhout gebonden aan wettelijke bepalingen rond informatiebeheer:
- Het stadsbestuur en OCMW moeten zich kunnen verantwoorden voor genomen beslissingen
- Elke burger heeft recht op inzage in overheidsdocumenten
- Beslissingen over bewaren of vernietigen worden niet individueel genomen, maar volgen het Vlaamse Serieregister
Voordelen van DAV
- Beveiligde langetermijnopslag voor alle archiefwaardige documenten
- Raadpleegkopieën die ervoor zorgen dat verouderde bestandsformaten leesbaar blijven
- Gecontroleerde toegang volgens vastgelegde rechten
- Gestructureerde en uniforme archivering via het seriesysteem
- Correcte en gedocumenteerde vernietiging van documenten wanneer de bewaartermijn is verstreken
Hoe gebruik je DAV?
- Inloggen: Ga naar https://digitaalarchief.vlaanderen.be en meld je aan via Itsme of e-ID
- Zoeken: Gebruik de zoekbalk en filters (serie, type object, datering) om documenten te vinden
- Raadplegen: Bekijk documenten online of download ze indien nodig
Je vindt hier de handleiding voor zoeken in het DAV.
Vragen?
Voor alle vragen kan je terecht op de Teams-site 'Netwerk Informatiebeheer'. Klik op “alle kanalen weergeven” en selecteer jouw dienst. Hier kan je al je vragen stellen. In het tabblad “algemeen” vind je bovendien tal van handleidingen.
